Software para escolas e cursos, recebimento por Pix

O edukante é uma plataforma online de gestão acadêmica, financeira e ead que pode ser utilizada por qualquer tipo de instituição de ensino, como escolas, cursos ou faculdades.

Todos os processos organizacionais e funcionais do edukante foram desenhados e são constantemente atualizados tendo como base o princípio da inovação. Desta forma, pretende sempre oferecer soluções simplificadas e mais inteligentes para a gestão educacional.

O edukante agora permite que as instituições de ensino realizem cobranças por Pix. O Pix é uma nova modalidade de pagamento criada pelo banco central para facilitar o processo de pagamentos presenciais e online.

Para realizar pagamentos ou transferências com Pix de forma manual, basta conhecer a chave da pessoa ou empresa que receberá o valor. O crédito ocorre de forma imediata.

Pagamentos via Pix vem sendo amplamente adotados por pessoas físicas e jurídicas como uma maneira simples e prática de realizar pagamentos ou transferências.

Apesar de ser gratuito, o envio de pagamentos Pix de forma manual exige a verificação humana de se de fato a transferência foi bem sucedida. Somente depois da conferência o gestor financeiro possui total segurança para atualizar a informação da venda em seu sistema de gestão. É um processo manual, pouco eficiente e sujeito a falhas.

Somente com ter acesso ao comprovante do Pix não oferece ao receptor 100% de certeza do sucesso da transação.

Quando a cobrança Pix acontece de forma integrada ao sistema de gestão da escola, curso ou faculdade, ele próprio gera um Qr Code ou um código Copia e Cola específico para o recebimento. Desta forma, o pagador realiza a leitura do código diretamente do aplicativo de seu banco e quando então confirma o pagamento, o sistema de gestão da escola, curso ou faculdade que recebe o pix imediatamente atualiza seu status para pago.

Em outras palavras, o que acontece é que o Qr Code e o Código Pix são marcados com o identificador do recebimento em questão. Desta forma, quando o pagamento é confirmado, o sistema recebe uma resposta e então consegue identificar o recebimento de origem e atualizá-lo.

Quando um estabelecimento comercial ou uma pessoa física recebe uma transferência manual via Pix não há custo algum na operação, contudo, quando esta transferência é realizada de forma automatizada e integrada a um sistema de gestão ou ERP, existe um custo relacionado ao processo, mas também mais segurança e qualidade na ação.

Contudo, geralmente o custo que a escola, curso ou faculdade possui por cada operação Pix automatizada pode ser de 3 a 4 vezes menor que o custo cobrado em transações por cartão de crédito e ainda menor que o custo existente em transações via cartão de débito ou boleto bancário. As transações em Pix ainda possuem a grande vantagem da transferência ser imediata, além da atualização automática do status da venda no sistema de gestão.

Mas qual é a diferença entre uma transferência Pix automatizada e manual ?

1) Na transferência manual, quem a realiza precisa conhecer a chave Pix da conta bancária de destino. O processo então tem início com o pagador acessando o aplicativo de seu banco, selecionando a opção de transferência com Pix, digitando o valor e a chave Pix da empresa ou da pessoa que a receberá e confirmando a operação. Geralmente, após este processo o pagador mostra o comprovante da transação no visor do próprio celular para quem recebeu a transferência ou então seleciona a opção de enviar o comprovante por email ou whatsApp, por exemplo, mas como citado antes, é um processo ineficiente e sujeito a falhas.

2) Na transferência manual, deve haver uma verificação humana para confirmação do pagamento. Esta verificação ocorre ao receber o comprovante enviado, mas buscando ter certeza absoluta que a transferência foi feita, é preciso acessar a conta bancária de destino para realmente comprovar que o crédito foi realizado.

3) Na transferência manual, após a conferência humana da transação, o administrador financeiro da escola, curso ou faculdade precisa atualizar manualmente o seu sistema de gestão, ou ainda sua planilha de controle financeiro, seja ela impressa ou eletrônica.

4) Na transferência automática, o próprio sistema de gestão da escola, curso ou faculdade gera, a partir de um determinado recebimento de mensalidade ou venda, uma imagem Qr Code ou ainda um Código Copia e Cola para pagamento por Pix. O pagador, por sua vez, acessa o aplicativo de seu banco e no menu do Pix seleciona Ler Qr Code ou colar o Código de Copia e Cola. Ambos, o Qr Code e o Código Copia e Cola, são gerados usando o sistema de gestão da escola, curso ou faculdade, exclusivamente para o recebimento em questão.

5) Na transferência automática, o próprio sistema de gestão reconhece que o pagamento foi realizado de forma instantânea, já realizando em seguida, de forma integrada e automática, o registro no sistema de que o pagamento foi realizado.

6) Na transferência automática, todo o processo de pagamento é realizado entre sistemas, evitando a atividade humana de verificação atualização do recebimento, que é demorada, cara, pouco eficiente e sujeita a falhas.

A plataforma edukante possui alguns processos dedicados ao pagamento online de mensalidades e vendas. Estes processos podem ser utilizados pela instituição de ensino, através de seu ambiente virtual ou ainda, pelo aluno ou responsável financeiro através de seus painéis. Existe também o processo de matrículas online, onde o aluno realiza a matrícula e o pagamento, de maneira integrada ao sistema de gestão.

Abaixo descrevemos estes processos:

1) Geração/recebimento individual de uma mensalidade, taxa de material ou matrícula através do painel administrativo

No painel de administração, através da opção do menu Financeiro > Matrículas e Mensalidades > Recebimentos, o usuário tem acesso a todos os recebimentos de mensalidades, matrículas ou taxas de material de forma isolada. Estes recebimentos foram criados a partir das matrículas dos alunos.

Para cada um dos recebimentos é possível realizar a cobrança online através de boleto bancário, cartão de crédito ou Pix.

Quando o usuário seleciona a opção de pagamento por Pix na coluna de ações da linha do recebimento que se deseja receber, o sistema edukante exibe o nome da instituição, os detalhes do recebimento, o Qr Code e o Código Copia e Cola.

Se o aluno estiver fisicamente na instituição de ensino pode simplesmente ler o Qr Code na tela do computador e realizar o pagamento.

O usuário do sistema edukante, colaborador da área financeira da instituição de ensino, também pode optar entre as seguintes ações após a geração do Pix:

1) Imprimir/Gerar Pdf > Abre a opção de imprimir ou gerar pdf do navegador web.

2) Envio por email > Abre uma tela que já carrega o email principal do aluno ou do responsável financeiro e que inclui o email da instituição de ensino como cópia oculta. O sistema permite que os emails de cópia e cópia oculta sejam modificados, inclusive adicionando outros emails de destino separados por ,

3) Envio por WhatsApp > Abre o WhatsApp Web com uma janela de envio de mensagem ao telefone principal do aluno ou do responsável financeiro cadastrado no sistema de gestão da escola, curso ou faculdade. O número pode ser editado.

4) Gerar um novo código Pix > Sempre que o Pix expirar e não puder mais ser pago, será possível gerar um novo.

2) Geração/recebimento individual de uma mensalidade, taxa de material ou matrícula através do painel do aluno

As instituições de ensino que utilizam a plataforma de gestão edukante também possuem um painel de acesso específico dos alunos. Entre outros recursos, os alunos possuem acesso a informações e serviços acadêmicos, financeiros e de EAD.

A instituição de ensino pode configurar seu ambiente para que os alunos consigam acessar suas informações financeiras através do painel do aluno no menu Financeiro > Matrículas e Mensalidades.

Ao lado de cada recebimento haverá as opções de pagar com cartão de crédito, pagar com boleto bancário e pagar com Pix.

Ao selecionar a opção de pagar com Pix, o sistema exibirá os detalhes do pagamento, o Qr Code e o código Copia e Cola. Após o aluno abrir o aplicativo de seu banco e realizar o pagamento, receberá a confirmação automática na tela e o sistema edukante atualizará imediatamente o status do recebimento para pagamento confirmado.

A instituição de ensino pode configurar quais são as formas de pagamento online permitidas no painel do aluno, ou seja, pode escolher se permite o pagamento através de Pix e/ou Boleto Bancário e/ou Cartão de Crédito.

3) Geração/recebimento individual de uma mensalidade, taxa de material ou matrícula através do painel do responsável

As instituições de ensino que utilizam a plataforma de gestão edukante também possuem um painel de acesso específico dos responsáveis. Um responsável financeiro pode ser uma pessoa física ou ainda uma empresa, responsável por um ou mais alunos. Ao acessar o painel o responsável tem acesso às informações acadêmicas e financeiras dos alunos que é responsável.

A instituição de ensino pode configurar seu ambiente para que os responsáveis consigam acessar suas informações financeiras através do painel do responsável no menu Financeiro > Matrículas e Mensalidades.

Ao selecionar a opção de pagar com Pix, o sistema exibirá para o responsável os detalhes do pagamento, o Qr Code e o código Copia e Cola. Após o responsável abrir o aplicativo de seu banco e realizar o pagamento, receberá a confirmação automática na tela e o sistema edukante atualizará imediatamente o status do recebimento para pagamento confirmado.

A instituição de ensino pode configurar quais são as formas de pagamento online permitidas no painel do responsável, ou seja, pode escolher se permite o pagamento através de Pix e/ou Boleto Bancário e/ou Cartão de Crédito.

4) Geração e envio de cobranças Pix em Massa por Email ou WhatsApp

Além de poder realizar a geração de cobranças Pix e boletos de forma individual de cada recebimento, a ferramenta de gestão para escolas e cursos edukante também permite a geração em massa.

A geração em massa possui a vantagem de enviar com apenas um click todos os boletos bancários ou cobranças Pix definidos em critérios de busca, como por exemplo: enviar todos os boletos ou Pix que vencem em um determinado mês; enviar todos os boletos ou Pix que vencem em um determinado mês de uma determinada turma/curso/série; enviar todos os boletos ou Pix que vencem em um ano; enviar todos os boletos ou Pix de um determinado aluno em todo o ano; etc.

5) Geração e envio de cobranças Pix da venda de um produto ou serviço

O edukante também permite que as instituições de ensino realizem a gestão e a cobrança online sobre a venda de produtos ou serviços. Como exemplos de produtos podemos citar material didático, fardamento, bolsas, etc. Como exemplos de serviços podemos citar o aluguel de espaços, projetos de consultoria, etc.

A venda de produtos ou serviços atua no fluxo de caixa da instituição de ensino como entrada de recursos, assim como os pagamentos dos alunos das matrículas, taxas de material ou mensalidades.

Após registrar a venda de produtos ou serviços a instituição de ensino pode gerar o Qr Code ou código Copia e Cola e exibi-lo ao comprador, através da tela do seu próprio computador ou ainda, escolher por enviar a cobrança por email ou whatsApp.

6) Permitir o pagamento por Pix através da plataforma de matrículas online

A plataforma edukante fornece a cada instituição de ensino um painel exclusivo para realizar a venda e matrículas online nos cursos ou séries ofertados.

A grande vantagem deste método é permitir ao aluno a visualização completa de todos os cursos e turmas, além de realizar todo o processo de matrícula e pagamento. Após realizar a matrícula online, todos os dados pertinentes são automaticamente inseridos no ambiente de gestão da instituição de ensino, ou seja, o cadastro do aluno, o cadastro do responsável, a matrícula e o cadastro do recebimento da matrícula.

Após realizar o processo de seleção da turma e confirmação da matrícula, o aluno pode então dar seguimento ao pagamento online. O pagamento pode ser realizado via cartão de crédito, boleto bancário ou Pix.

Ao escolher a opção de pagar com Pix, o sistema exibirá os detalhes do pagamento, o Qr Code e código Copia e Cola. Após proceder com o pagamento, o sistema informará sobre o sucesso da operação.