Sistema de Gestão Escolar

Um sistema de gestão escolar é uma plataforma de software projetada para facilitar a administração e a organização de instituições de ensino, como escolas, faculdades e universidades. Ele automatiza e centraliza diversos processos acadêmicos, administrativos e de comunicação, proporcionando uma visão integrada e eficiente de todas as atividades escolares.

Existem diferentes tipos de sistemas que podem ser utilizados por escolas em sua gestão:

> Sistema de Gestão Acadêmica
> Sistema de Gestão Financeira
> Sistema de Ensino a Distância, EAD

Explanaremos sobre cada um dos tipos e entraremos em mais detalhes sobre os aspectos dos sistemas que permitem o gestão acadêmico, financeiro e de ensino a distância.

Existem sistemas que englobam mais de um tipo de vertente, como por exemplo sistemas que permitem o gestão acadêmico, financeiro e de ensino a distância.

Escola de Cursos Profissionalizantes são instituições de ensino que oferecem serviços de educação e formação prática em áreas específicas, oferecendo cursos de formação profissional, como por exemplo cursos de manutenção de computadores, corte e costura, desenho, instalação de ar condicionado, mecânico de automóvel, manutenção de eletrodomésticos, pedreiro, carpinteiro, instalações elétricas, eletrônica básica de rádio e tv, chaveiro, pintor, cozinheiro, jardineiro, cabeleireiro, porteiro, cursos de idiomas, informática, montagem de computadores, manutenção de computadores, recepcionista, telefonista, encanador, operador de empilhadeira, dentre diversos outros. Estes cursos também são conhecidos como “Cursos Livres”, por não existir a necessidade de um ensino anterior, como pré-requisito para cursá-los.

O ensino profissionalizante no Brasil obteve sua normalização através do decreto nº 787 em 1906 com a criação de quatro escolas profissionais no do Rio de Janeiro. Já em 1909, através do decreto 7.566 foram criadas as “Escolas de Aprendizes Artífices", com o objetivo de formar operários e contramestres, oferecendo o ensino prático e os conhecimentos técnicos necessários aos menores de idade que quisessem aprender uma profissão.

Nos últimos anos vários novos cursos de educação profissional em tecnologia foram criados, principalmente voltados a área da informática, com o objetivo de preparar técnicos que supram essa crescente demanda do mercado. Entre os cursos oferecidos se destacam os de de criação de aplicativos, manutenção de celulares, mídias digitais, Youtuber, Piloto de Drone, etc.

As escolas de cursos profissionalizantes oferecem cursos que são procurados por uma grande parcela da população, por serem mais baratos e rápidos na formação dos alunos que os cursos técnicos ou de graduação. Por este motivo são oportunidades para mudar a vida desses alunos na construção e no redirecionamento profissional. Os cursos profissionalizandos são disponibilizados de forma presencial e através do ensino a distância, EAD.

O software de gestão acadêmica, financeira e EAD, edukante, oferece diversas funcionalidades que apoiam os processos existentes em escolas de cursos profissionalizantes, como demonstraremos nos tópicos seguintes nesse artigo.

É uma plataforma digital de apoio gerencial às instituições de ensino, que permite a administração de suas informações acadêmicas e financeiras ou ainda sobre a administração e operação de cursos EAD. Um sistema de administração escolar permite, por exemplo, a gestão das informações sobre os dados pessoais dos alunos, responsáveis, matrículas, recebimentos financeiros, venda de produtos e serviços, professores, cursos/séries, disciplinas, etc.

Uma das ferramentas mais importantes em um sistema de administração escolar é o controle total sobre as avaliações e as frequências dos alunos. Cada instituição de ensino possui seu próprio método de avaliação. Algumas delas dividem o ano letivo em quartro marcos, geralmente nomeados como unidades letivas, já outras dividem o ano letivo em apenas dois marcos, etc. Além disto, cada marco (unidade letiva) pode ter uma ou mais provas (avaliações). Estas avaliações por sua vez, podem ser mensuradas através de notas decimais de 0,00 a 10,00 ou ainda, com notas decimais de 0,00 a 100,00. Ainda existe a realidade de instituições que utilizam conceitos textuais na avaliação, como no exemplo do ensino infantil e até mesmo de cursos ou faculdades.

Nos últimos anos vários novos cursos de educação profissional em tecnologia foram criados, principalmente voltados a área da informática, com o objetivo de preparar técnicos que supram essa crescente demanda do mercado. Entre os cursos oferecidos se destacam os de de criação de aplicativos, manutenção de celulares, mídias digitais, Youtuber, Piloto de Drone, etc.

Um sistema de administração escolar também deve contar com um rígido e fácil controle financeiro da instituição de ensino. O controle financeiro de uma escola, curso ou faculdade engloba divers aspectos, como: Controle sobre os recebimentos de matrículas e mensalidades; Controle sobre a venda de produtos e serviços; Controle a adimplência; Controle sobre a inadimplência; Controle sobre as despesas, fornecedores, tipos de despesas e categorias; Controle sobre a folha de pagamento de funcionários e colaboradores; Controle sobre o fluxo de caixa; Relatóricos financeiros textuais e gráficos sobre despesas e receitas; Etc.

O controle financeiro também deve fornecer ferramentas intuitivas que facilitem o processo de cobranças, utilizando para isto tecnologías específicas como a geração de boletos bancários, qr code e código cópia e cola Pix e cartões de crédito e débito. Além de permitir a geração destes tipos de cobranças em lote/massa, o sistema de administração escolar também deve fornecer a alunos e responsáveis painéis específicos através dos quais possam ter acesso a geração e pagamento online das cobranças.

Um sistema de administração escolar pode contar ainda com outros controles, como por exemplo: Controle da emissão de carteiras de identificação dos alunos; Controle sobre a entrada e saída dos alunos na instituição de ensino; Controle sobre entradas de alunos através de catracas; Emissão de documentos e certificados; Etc.

Por fim, um sistema de admnistração escolar também deve fornecer ferramentas eficazes que facilitem os processos de ensino a distância, EAD. Entre estas ferramentas podemos citar: Ferramenta de compras e matrículas online; Aulas EAD com arquivos, links e informações; Atividades EAD com possibilidade de respostas, avaliações e inclusão de arquivos; Saltas Virtuais entre professores e alunos; Banco de Questões; Provas Digitais; Etc.

Figura 1. Visão acadêmica no painel administrativo Sistema de Gestão Escolar.

Sistemas que permitem a gestão e controle acadêmico basicamente trabalham sobre as seguintes bases:

> Gestão de Notas e Conceitos Acadêmicos
> Gestão de Aulas e Presenças
> Geração de Documentos Acadêmicos como Boletim (desempenho acadêmico), Diário de Classe, Histórico, Etc.
> Gestão da Estrutura Acadêmica
> Geração automática de Documentos
> Gestão de Alunos
> Gestão de Responsáveis e suas relações com Alunos
> Gestão da Estrutura Acadêmica
> Gestão de Matrículas

Figura 2. sistema de gestão escolar. Visão administrativa da gestão de alunos.

Neste caso, os sistemas podem permitir um gestão completo e fácil sobre os alunos que estudam e que estudaram na instituição de ensino. Nos referimos às pessoas, ou seja, seus dados pessoais, como nome, data de nascimento, telefone, email, endereço, etc.

No exemplo do indicador citado acima, é importante levar em consideração, além do tempo de realização da atividade, também a segurança do processo, quando comparado ao processo antigo, de geração e envio manual dos boletos bancários, ou ainda, quando o recebimento das mensalidades era realizado apenas de forma manual pessoalmente na secretaria da instituição de ensino.

Figura 3. sistema de gestão escolar. Visão administrativa da gestão de responsáveis dos alunos.

Os sistemas para escolas também podem permitir um gestão eficiente sobre os responsáveis dos alunos, além de relacionar cada responsável com um ou mais alunos.

É importante que a escola possa definir no sistema quais são os dados (campos) que deseja controlar de cada pessoa responsável.

Outro ponto fundamental é permitir a definição de qual responsável é o responsável financeiro do aluno, pois será ele quem estará presente como pagador quando um boleto bancário de uma mensalidade for gerado através do sistema, ou ainda quando a escola gerar, também através do sistema, o contrato da matrícula do aluno.

Resumindo, pode ser possível cadastrar, editar, excluir e visualizar os dados pessoais de cada um dos responsáveis, além de permitir uma fácil gestão sobre os alunos relacionados a eles.

Figura 4. Sistema para escolas. Gestão de séries.

Setamos como estrutura acadêmica as entidades acadêmicas pertencentes a uma escola, curso ou faculdade. Estas entidades podem ser nomeadas como: Anos Letivos, Tipos de Ensino, Cursos ou Séries, Módulos, Turmas, Períodos de Ensino e Disciplinas.

Um ano letivo pode ter uma estrutura acadêmica completamente diferente da estrutura de outro ano letivo. Como exemplo disto podemos citar escolas que possuem séries, turmas, disciplinas diferentes a cada novo ano letivo ou ainda, no caso de cursos e faculdades, quando estes incluem novas opções de cursos em sua grade curricular.

Os sistemas para escolas precisam ser configurados com a estrutura acadêmica do ano letivo antes de permitir o lançamento das matrículas.

No caso dos cursos ou faculdades, por exemplo, definem a estrutura acadêmica os ensino: Ensino Superior, Cursos Livres, Cursos de Mestrado, Etc. Os semestres: Módulo I, Módulo II, Módulo III, Etc. Os cursos: Medicina, Direito, Engenharia de sistema, Desenvolvimento Web, Nutrição, Inglês, Espanhol, Etc. As turmas: Turma A, Turma B, Etc. Os períodos de ensino: Manhã, Tarde, Sábado, Etc.

Já no caso das escolas, por exemplo, compõem a estrutura acadêmica os tipos de ensino: Ensino Infantil, Ensino Fundamental, Ensino Médio, Etc. As séries: Primeiro Ano, Segundo Ano, Etc. As turmas: Turma A, Turma B, Turma C, Etc. Os períodos de ensino: Manhã, Tarde, Integral, Etc. As disciplinas: Matemática, Português, História, Etc.

Figura 5. Sistema para escolas. Gestão de disciplinas.

Sistemas para escolas focados na gestão acadêmica podem permitir um processo fluido, simples e fácil na realização e na edição das matrículas dos alunos.

Uma matrícula é caracterizada por conter um determinado aluno, previamente cadastrado, em uma determinada turma, também já cadastrada. A matrícula é caracterizada por ser uma entidade que possui um conjunto de parcelas financeiras relacionadas a ela. As parcelas financeiras podem ser classificadas como tarifas de matrícula, tarifas de mensalidade, tarifas de material ou ainda tarifas de geração de documentos.

Figura 6. sistema de gestão escolar. Gestão de matrículas.

As matrículas também podem ter disciplinas relacionadas a outros módulos (este recurso é geralmente demandado por faculdades), além de atributos onde seja possível definir se existirá desconto sobre o valor da mensalidade até o dia do vencimento ou ainda se haverá descontos variados de acordo com o dia do mês.

A partir da matrícula é possível acessar outras informações acadêmicas relacionadas, como:

1) Lançamento de notas e conceitos acadêmicos 2) Geração da carteira de identificação dos alunos 3) Geração da ficha individual do aluno 4) A geração automática de documentos, como contratos, declarações, etc 5) Geração da ficha de matrícula

Sistemas para escolas podem permitir uma gestão eficiente sobre as notas e os conceitos acadêmicos obtidos por alunos em cada disciplina e em diferentes marcos avaliativos. Estes marcos representam momentos nos quais os alunos fazem provas e recebem notas decimais ou conceitos textuais.

Um ótimo cenário é permitir que os próprios professores realizem o lançamento das notas ou dos conceitos acadêmicos diretamente no sistema, acessando-o através da internet. Sendo assim, é de extrema importância que um sistema de gestão escolar também permita a gestão de professores e a configuração de quais professores podem gerenciais as notas e conceitos de quais disciplinas e de quais séries e turmas.

Cada escola possui sua própria forma de avaliar os alunos, bem como seus próprios marcos que definem em quais momentos os alunos serão avaliados. É fundamental que o sistema utilizado na escola possua a flexibilidade de ser configurado para atender a qualquer tipo de modelo avaliativo. Existem muitas regras que mudam de escola para escola, como por exemplo escolas onde existem 3 provas nos marcos avaliativos e que podem ser nomeados como 1ª Unidade, 2ª Unidade e outras onde existe apenas uma prova por marco. Existem outros detalhes que diferem de escola para escola, como o cálculo da média ou ainda a própria média exigida para aprovação, que pode ter que ser superior a 6.0, 7.0 ou 8.0. Ainda existem casos onde notas maiores podem substituir notas menores e vários outros parâmetros que podem ser controlados no sistema.

É importante ter em mente que da mesma forma que pode haver mudanças na estrutura acadêmica de séries, turmas, disciplinas, etc de um ano letivo para outro, também pode haver mudanças no modelo avaliativo praticado em diferentes tipos de ensino da escola em diferentes anos letivos. O sistema pode ser fluído para permitir esta realidade.

É importante que o sistema permita parametrizar este modelo avaliativo além de com qual formato e layout os desempenhos acadêmicos podem ser exibidos, seja de forma individual ou ainda em formato de diário de classe.

Figura 7. sistema de gestão escolar. Unidades e marcos para o lançamento de notas e conceitos.

O sistema também pode permitir o uso de conceitos acadêmicos. Os conceitos são resultados avaliativos textuais atribuídos aos alunos e utilizados como substitutos das notas decimais em algumas escolas ou ainda em determinados tipos de ensino, como o ensino infantil.

O painel exclusivo dos alunos, no contexto acadêmico de sistemas para escolas, pode fornecer um acesso individual aos seus documentos e resultados acadêmicos. Este painel também permitir um fluxo de comunicação constante entre o aluno e a escola através de ferramentas como email e WhatsApp. De forma idêntica, o painel dos responsáveis, destinado aos pais e responsáveis ou ainda empresas, pode fornecer as mesmas ferramentas do painel do aluno, com a diferença que nele pode ser possível consultar informações acadêmicas de todos os alunos relacionados ao responsável, como por exemplo no caso de uma mãe que visualiza as informações acadêmicas de seus filhos ou ainda, de todos os funcionários uma empresa, para visualizar as informações acadêmicas de seus funcionários.

Figura 8. sistema de gestão escolar. Configuração para o lançamento de notas e conceitos.

A gestão de aulas e presenças pode permitir aos professores e a escola a possibilidade de gerenciar todas as aulas ministradas em uma determinada disciplina, bem como os alunos que estiveram ou não presentes em cada uma delas.

No ponto de vista da visualização da quantidade de faltas ou presenças em documentos acadêmicos, como desempenho acadêmico e diário de classe, o sistema pode permitir que o quantitativo de faltas seja contabilizado a partir das aulas registradas ou ainda, que o professor ou a instituição de ensino digitem diretamente a quantidade de faltas de cada aluno em cada disciplina.

O gestão pode ainda permitir a livre visualização e edição destas informações. Existem requisitos mais específicos para este gestão, como por exemplo, o de permitir que o professor registre mais de uma aula para a mesma disciplina em uma mesma data.

Figura 9. sistema de gestão escolar. Painel dos professores, gestão de aulas e presenças.

Para cada aula registrada o professor também poderá informar um título e uma descrição. Esta informação difere do conteúdo programático da disciplina, que também pode ser gerenciada diretamente por professores e que pode estar acessível no diário de classe de cada turma.

Figura 10. Sistema de Gestão Escolar. Painel dos professores, registro da aula e presenças dos alunos.

A ficha individual pode permitir a visualização de outros elementos acadêmicos, incluindo dados pessoais e dados da matrícula, além de um layout próprio e personalizado para cada escola.

O lançamento de notas e conceitos acadêmicos podem ser feito para cada turma e disciplina, por professores previamente autorizados pela própria escola. A visualização do boletim pode acontecer de forma individual ou ainda de toda uma turma. Isto tornará o processo de geração bem mais rápido.

Já o diário de classe, pode possuir diferentes visões, como capa, contra capa, visão analítica, visão sintética e a visão completa. É fundamental que o sistema também forneça a visão do diário de classe aos professores, através do painel dos professores, para que possam acompanhar como ele se forma à medida que realiza o lançamento das notas e das presenças.

Os documentos acadêmicos podem ser configurados para exibir apenas as médias ou ainda para exibir todas as provas de todos os marcos (unidades letivas ou bimestres). É possível incluir, caso se queira, o quantitativo de faltas do ano e dos marcos avaliativos.

Figura 11.sistema de gestão escolar. Desempenho analítico diário de classe painel do professor.

O sistema também pode permitir aos alunos e aos responsáveis acesso aos desempenhos acadêmicos, além de outros documentos. Este acesso pode acontecer através do painel do aluno e do painel dos responsáveis.

Figura 12. sistema de gestão escolar. Desempenho sintético diário de classe painel do professor.

Quanto ao histórico, ele pode permitir o lançamento do desempenho acadêmico dos alunos em outras escolas, além de sua escola atual.

Os alunos por sua vez, podem ter acesso às aulas online e aos arquivos como forma de apoio ao seu aprendizado, na sequência definida pelos professores, para cada uma das disciplinas dos cursos em que estão matriculados.

Figura 13. Lançamento de notas, painel do professor.

O sistema ainda pode permitir, tal como veremos mais adiante, que pode ser possível definir que o acesso a determinados documentos apenas aconteça após o pagamento prévio de uma determinada tarifa financeira, definida pela própria escola e que pode ser realizada através do online e através do próprio sistema, através de boleto bancário, pix ou cartão de crédito.

Figura 14. Geração do desempenho acadêmico de uma turma, painel administrativo.

Cada escola possui um modelo específico para cada tipo de documento que precisa gerar. Geralmente estes documentos existem em formato .doc ou .docx. Por outro lado, o sistema utilizado na escola já possui em seu banco de dados todas as informações que podem ser incluídas nestes documentos.

O sistema pode permitir que a escola realize o upload dos seus próprios modelos de documentos. Os modelos podem ser marcados com os gatilhos necessários para resgatar do sistema diversos tipos de informações relacionadas ao aluno, responsáveis, matrículas e o financeiro da matrícula.

Existem vários tipos de documentos que a escola precisa gerar com frequência. Estes documentos possuem modelos específicos, como por exemplo o modelo do contrato da matrícula do ensino fundamental, o modelo do contrato da matrícula do ensino médio, a declaração de matrícula, a declaração de imposto de renda, a declaração de vínculo, etc.

Figura 15. Configuração administrativa de modelos de documentos para geração automática.

Uma vez configurados, os modelos podem ser utilizados para gerar os documentos a partir da matrícula do aluno administrativamente ou ainda disponibilizá-los diretamente no painel dos responsáveis e dos alunos.

Figura 16. Responsável tem acesso ao contrato e registra sua aceitação.

O sistema pode permitir ainda que o modelo do documento seja marcado como um documento do tipo Assinatura Digital de Contrato. Para estes casos o sistema pode permitir ao aluno ou responsável financeiro a visualização do documento e sua possível aceitação. O sistema pode gravar as informações de data e hora da assinatura digital como o respaldo jurídico existente entre as partes envolvidas.

sistemas que oferecem apoio na gestão financeira de escolas possuem os seguintes pilares:

> Gestão de Recebimentos de Matrículas e Mensalidades > Gestão das Vendas de Produtos e Serviços > Gestão da Folha de Pagamento > Gestão de Fornecedores, Categorias, Tipos de Despesas e Despesas > Fluxo de Caixa > Cobranças Online com Geração de Boletos, Pix ou Cartão de Crédito > Gestão da Inadimplência > Ferramenta para Captação de Alunos > Ferramenta para o Gestão de Comissões e Vendas > Extrato Financeiro

Gestão de Recebimentos de Matrículas e Mensalidades

Desde a criação ou edição de uma matrícula pode ser possível criar e redefinir todos os recebimentos financeiros relacionados a ela. O sistema também pode permitir a inclusão de recebimentos isolados e relacionados a uma determinada matrícula. Também é importante permitir um fluxo de navegação entre as matrículas e os recebimentos, como na opção de ver todos os recebimentos relacionados a uma matrícula específica.

Figura 17. Gestão de recebimentos das mensalidades e matrículas no painel administrativo.

O sistema pode contar com um gestão eficiente de suas matrículas. Uma matrícula é composta de um aluno relacionado a uma turma e com um plano financeiro de recebimentos. Este conjunto de recebimentos financeiros podem seguir determinadas regras definidas na matrícula, como por exemplo, se será possível realizar o pagamento da mensalidade com desconto até um determinado dia do mês. Esta regra de desconto também pode ser aplicada com diferentes descontos para diferentes dias do mês.

Figura 18. Painel dos alunos, geração de boletos bancários, pagamento por pix e cartão de crédito.

Figura 19. Sistema de Gestão Escolar, geração de boletos bancários.

O sistema pode contar com ferramentas que permitam localizar matrículas a partir de filtros específicos, como quando o usuário pesquisa por parte do nome do aluno ou ainda quando filtra todas as matrículas de uma turma ou curso/série ou ano letivo.

Figura 20. Sistema de Gestão Escolar pode permitir a geração e envio de boletos bancários em massa ou lote.

Figura 21. Sistema Eara escolas oferece o envio de cobranças de boletos bancários por whatApp.

Além de realizar o gestão sobre as tarifas de matrículas, mensalidades, taxas de material e taxas de geração de documentos, o sistema pode permitir a gestão da venda de produtos e serviços. A venda de produtos e serviços representa um fluxo alternativo para entrada de recursos financeiros no caixa da escola.

No sistema pode ser possível criar um catálogo de produtos e serviços que serão selecionados no momento de registro da venda. Além dos produtos e serviços, faz parte da venda os dados do pagador, ou seja, quem está realizando a compra, seja pessoa física ou jurídica.

A venda de serviços e produtos permite a geração de boletos bancários, qr code e código copia e cola pix e cartão de crédito.

Figura 22. sistema de gestão escolar gerencia a venda de produtos e serviços.

A administração da venda de produtos e serviços em uma escola também pode controlar a quantidade de cada produto físico em estoque.

Figura 23. Criação da venda de produtos ou serviços.

As escolas possuem funconários responsáveis por sua administração. Os funcionários são a equipe humana por trás de todos os processos definidos e seguidos dentro de uma escola. Os funcionários podem ser: sócios, estagiários, funcionários de carteira assinada, funcionários de contratação tipo pessoa jurídica, etc.

Figura 24. Gestão de cargos em sistema de folha de pagamentos.

O sistema permite que a escola gerencie todo o seu quadro de funcionários, além dos tipos de contrato existentes para cada um dos perfis existentes. Cada tipo de contrato possui impostos ou taxas específicas. O tipo de contratação de carteira assinada, por exemplo, envolve impostos como INSS e FGTS. Estas taxas e impostos também podem ser controladas pelo sistema de gestão escolar.

Figura 25. Gestão da folha de pagamentos de uma escola.

A gestão da venda de produtos e serviços em uma escola pode controlar a quantidade de cada produto físico em estoque.

O sistema deve permitir a configuração dos contratos existentes com cada colaborador, especificando seu tempo de duração e os pagamentos que foram realizados, que representam saídas do caixa financeiro da escola.

Para controlar o fluxo financeiro de uma escola devem controlar os recursos que entram e os recursos financeiros que saem do caixa. Assim como a folha de pagamento, a gestão de despesas também faz parte deste encontro de contas.

Figura 26. Sistema para escolas. Gestão de despesas.

Figura 27. Sistema de Gestão Escolar. Gestão das categorias das despesas.

O sistema permite a correta administração de todas as despesas da escola, permitindo sua categorização através de uma estrutura hierárquica. Como exemplos de despesas comuns às escolas podemos citar a compra de materiais, as despesas fixas (aluguel, energia, internet, etc..), a realização de obras, etc.

É uma visão unificada sobre todos os recursos financeiros que entram e saem de uma empresa. Dita realidade em um sistema de gestão escolar define as seguintes entidades como as principais entradas e saídas financeiras do caixa:

> O que entra no caixa de uma escola ?

1. Recebimento de valores de mensalidades e matrículas
2. Recebimento de taxas de material relacionadas a matrícula
3. Recebimento de taxas sobre a geração de documentos acadêmicos
4. Recebimento de valores de venda de produtos e serviços

Figura 28. Sistema de Gestão Escolar realiza o gestão do fluxo de caixa

> O que sai do caixa de uma escola ?

1. Despesas e custos categorizados
2. Folha de pagamento e impostos relacionados

É normal que o sistema forneça visões unificadas sobre o fluxo de caixa, de forma gráfica e textual e de cada ano. Este tipo visão pode unificar todos os valores e mostrar suas totalizações, mês a mês, de Janeiro a Dezembro, com informações como:

> Totalização das despesas previstas
> Totalização das despesas realizadas
> Totalização do faturamento previsto
> Totalização do faturamento realizado
> Lucro

Figura 29. sistema de gestão escolar. Fluxo de caixa descritivo mensal.

O fluxo de caixa pode exibir as mesmas informações em um nível mais baixo de granularidade, como no caso em que consiga totalizar os valores dia a dia em um determinado mês.

Figura 30. Sistema de Gestão Escolar. Gráfico do fluxo de caixa mensal, faturamento previsto x realizado, despesa prevista x realizada, lucro.

O sistema pode estabelecer um processo inovador = eficaz e fluído para cobrança eletrônica e online de valores que a escola pode receber. Entre as funções que podem existir neste contexto, podemos citar as seguintes:

> Geração de código copia e cola para pagamento via Pix
> Envio de cobranças em Pix por email e/ou WhatsApp
> Envio de boletos bancários por email e/ou WhatsApp
> Geração de Qr Code para pagamento via Pix
> Recebimento de mensalidades por cartão de crédito utilizando o token do cartão
> Geração individual de boletos bancários
> Geração em massa de boletos bancários
> Acesso ao painel dos alunos para pagamento via boleto bancário, Pix ou cartão de crédito
> Acesso ao painel dos responsáveis para pagamento via boleto bancário, Pix ou cartão de crédito
> Possibilidade do aluno ou responsável cadastrar um ou mais cartões de crédito para pagamentos
> Sincronização automática (baixa) e visualização sobre pagamentos realizados por boleto bancário, Pix ou cartão de crédito
> Processo de geração de boletos bancários sem a necessidade de arquivos de remessa ou retorno
> Processo automático para cálculo de descontos nos pagamentos até uma determinada data ou taxas de multas de juros para pagamentos posteriores a data de vencimento > Possibilidade de parcelamento do recebimento via cartão de crédito
> Solicitação de recebimento antecipado de parcelas futuras pagas com cartão de crédito
> Sistema de matrículas online, integrado ao sistema de gestão da escola, incluindo o processo de pagamento via boleto bancário, cartão de crédito ou Pix

Figura 31. Possibilidade de pagamento por Pix, boleto bancário e cartão de crédito no painel dos responsáveis e dos alunos.

Para oferecer mais eficiencia ao processo de cobrança o sistema pode possuir funções que tornem o processo rápido e seguro. O sistema possui todas os dados necessários para realizar as cobranças online, como as informações pessoais dos alunos, responsáveis, matrícula e recebimentos. É muito mais simples, seguro e eficiente utilizar o próprio sistema de gestão para gerar e enviar as cobranças online.

Figura 32. Sistema de Gestão Escolar. Aluno ou responsável realiza cadastro do token do cartão de crédito para cobranças futuras.

Gerar as cobranças manualmente através de outras ferramentas no lugar de fazê-lo através do próprio sistema de gestão escolar não é uma boa alternativa, pois exige que o cadastro das informações que já estão no sistema sejam novamente cadastradas em outro sistema. Este sistema pode ser um específico para geração de boletos ou ainda sistemas fornecidos pelos próprios bancos.

Figura 33. Sistema de Gestão Escolar. Geração de qr code e código copia e cola para pagamento de mensalidades via pix de forma automatizada.

O sistema pode permitir a baixa manual dos recebimentos para os casos de pagamentos via transferência ou dinheiro, mas a escola pode ter em mente que este processo é mais demorado, menos seguro e sujeito a falhas humanas.

Possuir um processo automatizado será um grande benefício. Isto quer dizer que quando um determinado recebimento for pago por boleto bancário, Pix ou cartão de crédito, o sistema automaticamente exibirá esta informação.

Sim, é verdade que a escola pode estabelecer processos que minimizem a inadimplência, como oferecer descontos para pagamentos realizados em dia, cobrar taxas de multas e juros para pagamentos em atraso, incluir o podedor em órgãos de proteção ao crédito como SPC e Serasa, cláusulas contratuais, etc, contudo, geralmente um percentual dos alunos não realizará o pagamento das mensalidades até a data prevista.

As escolas em geral usam o modelo de recebimento mensal de valores financeiros dos alunos. No normal, em um ano são pagas doze parcelas de mensalidade e uma de matrícula (no início do ano letivo). O atraso no pagamento das mensalidades é inevitável para um percentual de alunos por inúmeros fatores que não podem ser controlados pela escola.

Figura 34. Sistema de Gestão Escolar podem fornecer visões sobre valores e alunos inadimplentes.

O sistema pode ter uma função para o envio da carta de cobrança por email destinada ao responsável financeiro do aluno. Para o envio das cartas de cobrança é importante que a escola possa configurar no sistema seu modelo específico e customizado da carta de cobrança.

Neste ângulo, o sistema pode oferecer recursos para calcular automaticamente valores de mensalidades com e sem desconto até uma determinada data, calcular também juros e multa para pagamentos realizados após a data definida e fornecer uma visão global sobre a inadimplência existente na escola em um determinado período de tempo. O total pode refletir o somatório dos valores originais acrescido de multas e juros.

O sistema pode permitir a gestão de novos alunos interessados, bem como a possibilidade de controlar o fluxo de contatos realizados e o status de evolução de interesse inicial do aluno em estudar na escola.

Trata-se de um sistema de gestão da relação que existirá entre a escola, aluno e responsáveis até o desfecho final do processo, que pode resultar ou não em uma nova matrícula. Este tipo de sistema em inglês é definido com CRM (Client Relation Management), seu objetivo é dar apoio ao processo de prospecção e captação de novos alunos e a relação entre ações e os resultados que representam cada um dos contatos provenientes de uma nova possível matrícula.

Figura 35. Sistema de Gestão Escolar. Ferramenta de captação de novos alunos.

Então deve ser possível enviar propostas comerciais através de modelos previamente configurados no sistema e que já sejam gerados com os dados dos alunos interessados ou de seus responsáveis.

O sistema de CRM para escolas também deve possuir uma ferramenta de alerta para avisar aos vendedores quando devem voltar a contactar um determinado lead.

Algumas escolas possuem uma equipe de vendas para acelerar a captação de novos alunos e matrículas. Nestes casos, o sistema pode permitir:

> Gestão dos vendedores
> Gestão das vendas dos vendedores
> Comissão definida para cada vendedor
> Valor de comissão dos vendedores em um período de tempo

As comissões são baseadas nas vendas de cada vendedor em um determinado período de tempo. O sistema de gestão escolar pode fornecer uma visão unificada e detalhada sobre as informações das vendas, matrículas e comissões.

A visão do extrato pode conter todas as entradas e saídas financeiras em um determinado período de tempo, além do valor do saldo em caixa no período.

O extrato financeiro de um sistema de gestão escolar possui as mesmas características de um extrato bancário, com a diferença que a fonte de origem das informações é o próprio sistema.

Os sistemas para escolas que abrangem a área de EAD podem fornecer ferramentas destinadas a professores e alunos que permitam um gestão fluido e eficiente para o ensino a distância.

Ainda que a escola realize apenas aulas presenciais, uma ferramenta com esta envergadura tem o objetivo de acrescentar recursos ao aprendizado, como por exemplo quando disponibiliza no painel dos alunos as aulas de cada disciplina e os arquivos relacionados a cada uma delas, como forma de apoio ao aprendizado dos alunos.

Sistemas ead para escolas podem oferecer as seguintes funcionalidades:

Figura 36. sistema de gestão escolar, painel dos alunos.

> Função para permitir aos alunos responder atividades lançadas por seus professores e também anexando arquivos
> Função para permitir aos professores definir um resultado para cada atividade respondida
> Função para permitir aos alunos a visualização do resultado obtido em cada atividade
> Função para permitir aos alunos a visualização de comunicados que foram lançados pela escola
> Função para permitir a criação de salas virtuais onde alunos e professores possuam um ambiente para livre troca de mensagens
> Função para permitir a criação de um banco de questões de cada disciplina
> Função para permitir a criação de provas digitais que podem conter questões existentes no banco de questões
> Função para permitir a definição de quais professores podem gerenciar quais séries, disciplinas e turmas
> Função para permitir aos professores subir e sequenciar aulas e arquivos relacionados a cada aula e disponibilizados aos alunos
> Função para permitir aos professores subir e sequenciar atividades com arquivos para que possam ser respondidas no painel dos alunos dentro da data e hora limite definidos

As aulas lançadas e sequenciadas por professores (devidamente autorizados) estão relacionadas às disciplinas. Os alunos podem ter acesso às aulas após selecionar uma determinada disciplina.

Figura 37. Sistema de Gestão Escolar. Aulas EAD.

Cada aula pode ter um título, descrição, links e arquivos. Estas informações serão lançadas diretamente por professores e estarão disponíveis no painel dos alunos.

Uma atividade EAD lançada por um professor para uma determinada disciplina possui título, descrição, data e hora limite para envio de resposta, links de apoio e arquivos. Os alunos matriculados acessam as atividades e podem respondê-las até a data/hora limite, inclusive também anexando arquivos a estas respostas.

Figura 38. sistema de gestão escolar. Atividades EAD.

Após as respostas lançadas, os professores podem acessá-las uma a uma, incluindo os arquivos anexados pelos alunos, e definir um resultado para cada uma delas. Os resultados são disponibilizados no painel dos alunos.

As salas virtuais EAD são ambientes em formato de chat onde professores e alunos podem publicar mensagens que serão visualizadas por todos. As mensagens que possuírem em seu conteúdo o endereço de páginas web serão automaticamente transformadas em links clicáveis.

Figura 39. Sistema de Gestão Escolar. Salas EAD.

O banco de questões EAD será nutrido por todos os professores, mas sempre que estes estejam previamente relacionados às disciplinas. As questões possuem diversos atributos como por exemplo o tipo da questão, que pode ser aberta ou de múltipla escolha.

Sempre que quiserem os professores poderão criar provas digitais tendo como base questões que foram previamente cadastradas no banco de questões.

As provas digitais podem ser criadas diretamente por professores e inseridas em determinados marcos avaliativos. Uma prova digital possui diversos parâmetros, como por exemplo em qual momento será aplicada, quais questões do banco de questões farão parte dela e se estas podem ser sorteadas do banco de questões de forma sorteada para cada aluno que realizar a prova. Deve ser possível também configurar o sistema para que o aluno apenas prossiga com as aulas se for aprovado nas provas digitais.

> Softwares Web de Controle Acadêmico para Escolas, Cursos e Faculdades

> sistema de Gestão Escolar - Automatizar Completamente os Processos de Recebimento de Mensalidades

> Administração Online de Cursos, Escolas e Faculdades : Automatização da Gestão de Matrículas