Administração Online para Instituições de Ensino - Processo de Matrícula Automatizado

O procedimento de matrícula em algumas instituições ainda é realizado de forma manual, através do uso de formulários impressos que precisam ser armazenados fisicamente. Outras instituições realizam o controle das matrículas utilizando planilhas Excel, que em um primeiro momento atendem o objetivo de registrar os dados das matrículas, contudo, se demonstra ineficaz quando a gestão das informações se torna mais complexa, com o controle de turmas, séries, disciplinas, professores, etc.

Em outros casos às instituições de ensino utilizam sistemas de gestão escolar, mas que normamente não atendem por completo as especificidades existentes em cada uma delas. Alguns destes sistemas são desktop, ou seja, o usuário somente pode acessar as informações através de computadores nos quais o sistema esteja instalado. Na maioria dos casos o banco de dados fica localizado no computador onde o sistema está instalado. Esta arquitetura não permite o compartilhamento dos dados e uso do sistema em vários terminais (estações de trabalho).

É entendível que alguns gestores escolares ainda possuam receio em utilizar um sistema online, acessível a partir de qualquer navegador com acesso à internet. Eles preferem ter o sistema e o banco de dados em computadores que estejam fisicamente na própria instituição de ensino.

Este tipo de solução, de infraestrutura de sistemas local, além de limitar enormemente o acesso às informações gerenciais, também prejudica e execução eficiente dos processos acadêmicos e administrativos.

1. Estrutura Acadêmica : A definição da estrutura acadêmica permite à insituição de ensino configurar em um sistema de gestão quais são suas séries, cursos, módulos, turmas, períodos de ensino e disciplinas. O sistema deve ser flexível e fluído permitindo uma gestão eficaz sobre estas informações.

2. Gestão de Alunos : Permite controlar quem são os alunos da instituição de ensino, com seus dados pessoais como nome, data de nascimento, endereço, etc. O sistema pode permitir a listagem e filtros para localizar alunos existentes, o cadastro de novos alunos, a edição das informações dos alunos, excluir alunos (ou desativar), definir quais são as informações dos alunos que deseja gerenciar e ainda, definir quais destas informações são obrigatórias, ou seja, quais delas precisam ser obrigatoriamente informadas por um usuário que esteja realizando o cadastro ou edição dos dados dos alunos.

3. Gestão de Responsáveis : Os responsáveis dos alunos podem ser pessoas ou ainda empresas. Um dos responsáveis do aluno pode ser marcado como responsável financeiro, caso aluno não seja o próprio responsável financeiro por sua matrícula. O sistema deve permitir a correta gestão sobre as informações dos responsáveis dos alunos, bem como relacionar responsáveis a alunos e fornecer ferramentas eficientes para visualizar e pesquisar quem são os responsáveis e quem são os alunos. Também é importante que o sistema permita à instituição de ensino informar quais informações deseja lançar para cada responsável.

4. Gestão de Matrículas : A gestão de matrículas representa as relações dos alunos com as turmas, além dos planos financeiros de recebimentos definido para cada uma delas. A gestão administrativa de matrículas em um sistema permite que os usuários administrem de forma simples e eficiente todas as matrículas existentes na instituição de ensino. Geralmente, cada uma destas matrículas possui um conjunto de recebimentos financeiros relacionados a ela. É importante que o sistema conte com funções que permitam aos usuários autorizados realizarem facilmente todos os procedimentos relacionados às matrículas dos alunos, como por exemplo, gerar todos os boletos de uma matrícula e enviá-los por email ou enviar ao responsável financeiro da matrícula por email ou whatsApp o link para assinatura do contrato ou gerar a ficha de matrícula, entre outras ações.

5. Matrículas Online : O sistema também pode contar com uma ferramenta para realização de matrículas online. O sistema deve permitir a alunos e responsáveis a realização de matrículas sem a necessidade da presença física na instituição de ensino. O sistema de matrículas online também pode fornecer um fluxo fácil e rápido para o processo, primeiro exibindo claramente a opção selecionada, depois solicitando ou confirmando os dados pessoais do aluno e responsáveis (inclusive de arquivos), chegando ao processo de pagamento online e culminando na integração total das informações das matrículas e sua integração com o sistema de gestão da instituição de ensino.

6. Recebimentos Financeiros das Matrículas : Ao final do processo de matrícula realizada de forma administrativa no sistema, o usuário deve poder visualizar e enviar as cobranças financeiras que foram definidas. Isso pode significar enviá-las por email utilizando boletos bancários ou ainda, enviá-las por email junto com o link para pagamento com cartão de crédito ou pix. É importante que o sistema também permita um formato diferente para o envio das cobranças, como por exemplo gerar e enviar os boletos bancários em massa. Uma ferramenta como essa permitirá, por exemplo, com um único clique, que sejam gerados todos os boletos bancários sobre os recebimentos financeiros de mensalidades em um mês específico, para todas as turmas, séries e cursos existentes.

7. Cobrança e Pagamento Online de Matrículas e Mensalidades : O sistema também pode fornecer painéis exclusivos de acesso para responsáveis e alunos. Através destes painéis será possível ver os registros sobre as mensalidades existentes, seus valores e datas de vencimento e principalmente, permitir o pagamento online através de boleto bancário, Pix ou cartão de crédito.

edukante : O edukante é uma plataforma inteligente de inovadora de gestão acadêmica, financeira e ead para escolas, cursos e faculdades. Todo o processo de contratação do edukante pode ser realizado online neste mesmo site. Utilizando software de gestão edukante à instituição de ensino poderá automatizar todos seus processos de matrículas e cobranças.