Recursos da versão financeira

Software Online de Gestão Financeira para Escolas, Cursos e Faculdades

Geração/Envio de cobranças por Pix

Alunos e responsáveis possuem em seus paineis a opção de realizar o pagamento através de Qr Code ou Código Cópia e Cola do Pix. Além disto, na ferramenta de matrículas e vendas online de cursos, ao final do processo de compra o aluno agora conta com a opção de pagamento por Pix. As escolas, cursos ou faculdades que utilizam os softwares do edukante também podem utilizar o sistema de gestão para criar o Qr Code ou o Código Cópia e Cola de um ou mais recebimentos e enviá-los aos alunos e responsáveis por email e whatsApp.

Selecionar/Excluir vários recebimentos

O software edukante permite a seleção/cancelamento/exclusão múltipla de recebimentos, como por exemplo: mensalidades, matrículas, taxas de material, etc. É um novo controle que fornece ainda mais agilidade à gestão financeira da escola, curso ou faculdade.

Alunos

A instituição de ensino possui um controle fácil e objetivo sobre os dados pessoais dos alunos. Entre outras ações, é possível realizar pesquisas rápidas por parte do nome, email, cpf, cadastrar, editar ou excluir, inativar, incluir novos campos no cadastro ou edição, enviar e-mails, enviar mensagens de WhatsApp, ver as matrículas, mudar a senha de acesso ao painel do aluno.

Responsáveis

A instituição de ensino possui um controle fácil e objetivo sobre os dados pessoais dos responsáveis dos alunos. Entre outras ações, é possível realizar pesquisas rápidas por parte do nome, email, cpf, cadastrar, editar ou excluir, inativar, incluir novos campos no cadastro ou edição, enviar e-mails, enviar mensagens de WhatsApp, mudar a senha de acesso ao painel do responsável.

É possível definir vários responsáveis por aluno, assim como o responsável por um aluno também pode o responsável por outro aluno. Apenas um dos responsáveis será o responsável financeiro e sempre deve haver um responsável financeiro por aluno. O aluno pode ser o seu próprio responsável financeiro.

Estrutura acadêmica (tipos de ensino, cursos, séries, turmas, módulos, períodos de ensino, disciplinas)

A instituição deve definir em seu ambiente virtual a organização estrutural de anos letivos, cursos, séries, módulos, turmas e disciplinas que possui. Este processo sempre será realizado com o acompanhamento da equipe de suporte do edukante. Após a definição da estrutura acadêmica será possível realizar as matrículas dos alunos.

A estrutura acadêmica de um ano letivo pode ser exportada para outro ano letivo, facilitando o processo de configuração a cada novo início de ano. Os anos letivos podem possuir estruturas acadêmicas diferentes.

Todas as entidades da estrutura acadêmica contam com mecanismos de segurança para ativação e desativação, fornecendo proteção aos dados das matrículas contra possíveis equívocos dos usuários.

Matrículas

As matrículas são o mecanismo de alocação dos alunos em módulos e turmas. A gestão de matrículas do edukante permite sua localização rápida e fácil através de diversos filtros, como parte do nome do aluno, turma, módulo, curso, série, etc.

A partir da gestão de matrículas é possível acessar diversos controles e informações no sistema de gestão, como o conjunto de recebimentos financeiros, geração de documentos como contratos e declarações, ficha de matrícula, geração de boletos bancários, ficha individual, etc.

As matrículas podem ser facilmente desativadas, bem como os recebimentos escolhidos e que estejam relacionados a ela. Os usuários podem ter um controle restrito sobre o histórico, datas e motivações que influenciaram as matrículas realizadas e excluídas em determinados períodos de tempo.

Usuários e permissões de acesso

Através de seu ambiente virtual, a instituição de ensino deve definir os usuários que poderão manipular as informações do sistema. É possível definir o nível de permissão de acesso de cada usuário, ou seja, quais informações cada um poderá visualizar ou gerenciar.

O sistema mantém um histórico de ações dos usuários, permitindo a identificação de quem fez o quê e quando realizou a ação.

Recebimentos de mensalidades

O software de gestão financeira para escolas, cursos e faculdades, edukante, permite um controle inovador e automatizado sobre os recebimentos das matrículas e mensalidades dos alunos. A gestão financeira das mensalidades conta com inúmeros recursos para fornecer, em apenas um clique e em apenas uma visão, toda a realidade de recebimentos financeiros da instituição de ensino, de um determinado mês, ano, aluno, turma, curso, série, período, etc.

De forma simples e fácil a instituição de ensino poderá reordenar a visualização dos recebimentos utilizando campos como data de vencimento, data de pagamento, nome do aluno, turma, etc.

A partir da gestão de recebimentos financeiros de mensalidades a instituição poderá realizar diversos controles, como por exemplo dar uma baixa manual, emitir um recibo, modificar os dados dos recebimentos existentes, criar novos recebimentos, gerar gerar boletos bancários e enviar por email ou whatsapp, realizar o recebimento online por cartão de crédito, etc.

Os recebimentos das mensalidades, matrículas e taxas de material são relacionados a cada matrícula. Através de controles intuitivos, os usuários do sistema podem navegar do aluno até suas matrículas ou de uma matrícula até seus recebimentos. Os recebimentos das mensalidades, matrículas ou taxas de material atuarão como entrada de recursos nos relatórios financeiros e de fluxo de caixa do ambiente virtual da instituição de ensino.

Recebimentos da venda de produtos ou serviços

A instituição de ensino também pode realizar a administração e automatização sobre a venda de produtos e serviços. Por exemplo, a venda de artigos como camisas, livros, eventos, locação de salas para eventos, etc, podem ser lançadas e gerenciadas de forma simples e intuitiva.

Controles como a geração de boletos bancários, baixa manual ou emissão de recibos também podem ser realizados a partir da vendas de produtos e serviços e a instituição de ensino pode manter em seu ambiente virtual a organização sobre grupos aos quais pertençam os produtos e serviços.

Os recebimentos sobre a venda de produtos ou serviços também atuarão como entrada de recursos nos relatórios financeiros e de fluxo de caixa do ambiente virtual da instituição de ensino.

Despesas (fornecedores, categorias, tipos, etc)

O sistema edukante permite o controle sobre as despesas fixas e variáveis da instituição de ensino através de uma estrutura flexível e inovadora.

As despesas podem ser classificadas em uma árvore relacional, estruturada e definida pela própria equipe da gestão financeira da instituição de ensino. Desta forma, a gestão de despesas é apoiada por outras gestões, que são as de fornecedores, categorias e tipos de despesas.

As despesas atuarão como saída de recursos nos relatórios financeiros e de fluxo de caixa do ambiente virtual da instituição de ensino.

Folha de pagamento (colaboradores, cargos, contratos, tipos, pagamentos)

O software online de gestão para escolas, cursos e faculdades, edukante, também permite um fácil e eficiente controle sobre a folha de pagamento da instituição de ensino. É possível configurar diferentes tipos de cargos e contratos existentes e após o lançamento dos dados dos colaboradores, realizar sua contratação e gerenciar aqueles recebimentos já realizados ou não.

O software também permite a configuração de taxas e impostos que incidem sobre cada tipo de contrato, como por exemplo, contratação pessoa jurídica, CLT, pró labore, estágio, etc. A folha de pagamentos atuará como saída de recursos nos relatórios financeiros e de fluxo de caixa do ambiente virtual da instituição de ensino.

Extrato financeiro

O extrato financeiro fornece um controle em tempo real sobre tudo que entrou ou saiu, em termos financeiros, do caixa da instituição de ensino, em um determinado período de tempo.

O extrato financeiro do edukante assemelha-se a um extrato bancário, refletindo todas as ações, valores, datas e totalizações financeiras do período.

Fluxo de caixa mensal e diário

A plataforma de gestão financeira permite o acompanhamento do fluxo de caixa da instituição de ensino de forma mensal ou diária. O fluxo de caixa retorna informações como faturamento previsto e realizado com ou sem desconto, despesas e lucro obtido em cada mês e dia, de forma textual e gráfica .

Relatório de recebimentos

O relatório de recebimentos fornece uma visão completa sobre os recursos recebidos, sobre as mensalidades, matrículas, taxas de material e venda de produtos ou serviços. As informações podem ser filtradas de diversas formas, como por período, tipo de recebimento, turma, série, curso, status do pagamento, etc.

Relatório de despesas

O relatório de despesas fornece uma visão completa sobre as despesas registradas. As informações podem ser filtradas de diversas formas, como por período, tipo de despesa, fornecedor, categoria, etc.

Geração individual de boletos bancários

O software permite a geração de um boleto bancário a partir de um recebimento ou ainda, a partir da venda de um produto ou serviço. Em caso de modificações no recebimento, um novo boleto pode ser gerado.

O boleto bancário gerado não expira, não precisa ser registrado e não precisa ser dado baixa.

A geração de boletos bancários não possui custo. O custo incide apenas quando o boleto é pago.

Um boleto bancário gerado através do ambiente virtual da instituição de ensino no edukante pode ser pago imediatamente, sem a necessidade de registro ou arquivo de remessa.

Após gerar o boleto bancário, a instituição de ensino poderá enviá-lo imediatamente ao pagador por email ou whatsapp a partir da própria plataforma ou ainda, imprimi-lo ou gerar um arquivo .PDF com seu conteúdo.

O processo de geração de um boleto bancário utiliza os dados do pagador, matrícula, valor, vencimento, multas, juros e possíveis descontos únicos ou múltiplos, percentuais ou em R$.

Todas as informações pertinentes à geração do boleto bancário já foram previamente lançadas no sistema, de forma que sua geração depende de apenas um clique.

Os boletos bancários pagos automaticamente possuem o status modificados para “pagos” e os boletos vencidos não precisam ser emitidos novamente, salvo exceções de negociações específicas, já que poderão ser pagos após a data de vencimento com multa e juros calculados automaticamente.

A opção de desconto até o vencimento também pode ser aplicada para os pagamentos que atendam às regras definidas de datas e descontos definidos. É possível definir descontos múltiplos, como no exemplo onde o aluno possui um desconto de 20% para pagamento até o dia 10 e desconto de 10% para pagamento até o dia 20.

Geração de boletos bancários em massa

A opção de geração de boletos em massa permite que vários boletos sejam gerados de uma única vez, de acordo com certos critérios e filtros definidos pelo usuário no momento da ação.

A instituição de ensino pode, por exemplo, gerar com apenas um clique, todos os boletos bancários das mensalidades que possuem data de vencimento em um mês específico, como o mês corrente, ou ainda, todas as mensalidades de todo um ano, ou ainda sobre todas as mensalidades de uma matrícula, ou todas as mensalidades de uma turma em um determinado mês, etc.

A geração de boletos em massa também permite o seu envio por email.

Geração de boletos bancários de uma matrícula ou turma

É a opção do sistema que permite a geração de todos os boletos bancários relacionados a uma matrícula específica ou ainda de todos os boletos bancários de uma turma. Após sua geração, os boletos bancários podem ser impressos, salvos ou ainda enviados diretamente por e-mail.

Painel do aluno - Financeiro (recibos, boletos bancários, cartão de crédito)

Os alunos matriculados podem, através do painel do aluno, ter acesso a determinadas informações financeiras de suas matrículas.

O aluno pode gerar recibos sobre as parcelas de matrículas ou mensalidades quitadas, gerar a segunda via do boleto bancário para pagamento ou ainda cadastrar os dados de seu cartão de crédito para o pagamento online.

Painel do responsável - Financeiro (recibos, boletos bancários, cartão de crédito)

Os responsáveis pelos alunos matriculados podem, através do painel do responsável, ter acesso a determinadas informações financeiras das matrículas dos alunos dos quais é responsável.

O responsável pode gerar recibos sobre as parcelas de matrículas ou mensalidades quitadas, gerar a segunda via do boleto bancário para pagamento ou ainda cadastrar os dados de seu cartão de crédito para o pagamento online.

Relatório de inadimplentes

Fornece uma visão global sobre as informações financeiras relacionadas aos alunos inadimplentes, além de algumas ferramentas para facilitar o processo de cobrança.

Envio de boletos bancários por email

Funcionalidade que permite o envio de boletos bancários por email. O email de destino sempre será o do responsável financeiro. A instituição de ensino pode, no momento do envio, incluir outros endereços de e-mail como destino e inclusive configurar um email da própria instituição para sempre receber uma cópia oculta ou visível. O padrão e o conteúdo dos títulos e corpos dos e-mails também pode ser configurado.

Envio de boletos bancários por WhatsApp

Funcionalidade que permite o envio de boletos bancários por WhatsApp. O telefone de destino sempre será o do responsável financeiro.

Geração de carnês de pagamentos e personalização de layout

Permite a configuração personalizada do ambiente virtual da instituição de ensino, através de código html, para emissão de carnês de pagamentos que usem os critérios visuais definidos em layouts customizados. A customização do layout é realizada pela equipe de suporte do edukante, tendo como base um modelo prévio apresentado pela instituição de ensino.

Os carnês são documentos que quando utilizados, geralmente, são entregues ao aluno ou responsável com todas as parcelas financeiras da matrícula, com informações sobre o aluno, valores e vencimentos. Após o pagamento manual ou da apresentação de um comprovante de pagamento, como uma transferência bancária, por exemplo, a instituição assina o carnê e entrega uma via de comprovação ao responsável.

Relatório de alunos matriculados

O relatório de alunos matriculados permite a geração de todas as informações relacionadas às matrículas dos alunos. É possível, por exemplo, criar um modelo para geração dos nomes dos alunos e seus telefones ou ainda, o nome dos alunos e seus endereços ou quem sabe, uma lista com os nomes dos alunos e um espaço para assinatura para atas de presenças.

Entre as informações que podem ser incluídas estão todos os dados pessoais dos alunos, todos os dados pessoais dos responsáveis e todos os dados das matrículas, como séries, cursos, turmas, módulos, etc.

Os relatórios são gerados de acordo com modelos previamente definidos e configurados pelos próprios usuários do software. Tais modelos podem ser armazenados e utilizados novamente para geração de relatórios que sigam o mesmo padrão de campos.

Modelos personalizados dos relatórios de alunos matriculados

Permite a instituição de ensino criar modelos para geração de relatórios com dados relacionados às matrículas dos alunos. Os modelos podem ser editados a qualquer momento, incluindo ou removendo determinadas informações sobre os dados dos alunos, responsáveis ou matrículas.

Os modelos existem para compor e definir um conjunto de informações que devem ser exibidas no momento da geração do relatório de alunos matriculados.

Sincronização automática para pagamentos com boletos bancários

Os boletos bancários que forem gerados através do ambiente virtual da instituição de ensino serão automaticamente sincronizados quando forem pagos, apresentando o estado de pagamento ok no sistema.

Este processo funciona para os boletos bancários gerados através do ambiente de administração ou ainda, através do painel dos alunos ou responsáveis.

Os boletos bancários gerados a partir de matrículas online também passam pelo mesmo processo automático de sincronização de seu status.

Sincronização automática para pagamentos com cartão de crédito

O processo de sincronização dos pagamentos realizados via cartão de crédito é automaticamente reconhecido no ambiente virtual da instituição, já que a aprovação do pagamento, neste caso, ocorre em tempo real.

Para os pagamentos por cartão de crédito é possível um cadastro prévio dos dados do cartão, que deve ser realizado pelo próprio aluno ou ainda por seu responsável financeiro. Este cadastro gera um token de segurança relacionado ao cartão que pode ser utilizado para o pagamento das mensalidades futuras.

Sincronização automática para pagamentos com pix

O processo de sincronização dos pagamentos realizados via pix é automaticamente reconhecido no ambiente virtual da instituição de ensino, já que a aprovação do pagamento, neste caso, ocorre em tempo real.

O pagamento via pix pode ser habilitado pela própria instituição de ensino em seu ambiente virtual, permitindo que, ao final do processo de matrícula online, ou ainda no painel virtual do aluno ou do responsável, além das opções de boleto bancário e cartão de crédito, exista também a opção de pagamento por pix.

Neste caso o sistema edukante gera um qr code específico para o recebimento em questão, permitindo ao aluno ou responsável, a possibilidade de identificá-lo a partir de seus aplicativos bancários, procedendo com o pagamento.

A vantagem de fornecer o pagamento via pix, através da própria plataforma, é que a sincronização e identificação dos recebimentos ocorre de forma automática.

Transferências bancárias automáticas, diárias e gratuitas sobre os valores pagos com boleto bancário, cartão de crédito e pix

Quando uma instituição de ensino opta por utilizar seu ambiente virtual para geração de boletos bancários e recebimentos online com cartão de crédito, deve entrar em contato com a equipe de suporte do edukante, que será a responsável por conduzir e realizar o procedimento de habilitação e configuração do ambiente virtual. Esta solicitação poderá ser realizada através do grupo online de troca de mensagens ou através do email suporte@edukante.com

Documentos digitalizados

1) Cartão cnpj
2) Contrato social
3) Carteira de motorista ou identidade e cpf
4) Comprovante de endereço

Informações de um dos sócios

1) Nome completo
2) Endereço completo
3) Data de nascimento
4) Email
5) Número da identidade
6) Número do cpf

Informações da empresa (Para contas bancárias PJ)

1) Razão social
2) Número do cnpj
3) Endereço completo

Informações da conta bancária

1) Nome completo da pessoa ou razão social da empresa da conta bancária
2) Cnpj ou cpf da conta bancária
3) Número do banco
4) Número da agência
5) Número da conta

Importante

1) A configuração do ambiente virtual para geração de boletos bancários ou recebimentos online com cartão de crédito pode ser realizada para contas bancárias do tipo pessoa física ou do tipo pessoa jurídica. Os dados informados na configuração do ambiente virtual devem ser os mesmos cadastrados na conta bancária da instituição de ensino. O nome que aparecerá no boleto bancário será o da empresa ou o da pessoa, de acordo com o que foi cadastrado no sistema do banco.

2) Todos os bancos brasileiros podem ser configurados no ambiente virtual do edukante para a geração de boletos bancários e recebimentos com cartões de crédito.

Acompanhamento sobre as transferências bancárias automáticas e recebimentos contidos em cada transferência

Todo o processo de automatização de pagamentos pode ser acompanhado através da visão de transferências bancárias existente no ambiente virtual da instituição de ensino.

Esta visão informa o valor total transferido para a conta bancária final da instituição de ensino em cada dia, referente aos pagamentos realizados através de boleto bancário ou cartão de crédito. É possível expandir cada uma das transferências para ver todos os recebimentos relacionados a ela.

O fluxo do processo funciona da seguinte forma: Vamos supor que ontem à instituição teve 10 boletos bancários pagos. Neste caso, a instituição receberá hoje em sua conta bancária final, através de uma transferência automática e gratuita, o valor total pago pelos 10 boletos menos a tarifa existente sobre cada um deles. O processo funciona desta forma em todos os dias úteis.

Informações de um dos sócios

Vamos supor que o valor de cada boleto pago ontem foi de R$ 1.000,00 e que a taxa sobre cada boleto pago foi de R$ 4,50. Sendo assim, a instituição receberá hoje uma transferência de R$ 10.000,00 - R$ 45,00 = R$ 9.955,00. As transferências bancárias ocorrem diariamente e são automáticas e gratuitas.

Transações eletrônicas

Cada boleto bancário gerado ou tentativa de pagamento com cartão de crédito cria uma transação eletrônica que é exibida no ambiente virtual da instituição de ensino.

Esta visão informa o valor total transferido para a conta bancária final da instituição de ensino em cada dia, referente aos pagamentos realizados através de boleto bancário ou cartão de crédito. É possível expandir cada uma das transferências para ver todos os recebimentos relacionados a ela.

Uma transação eletrônica está relacionada a um recebimento, seja ele de uma mensalidade, matrícula ou ainda sobre a venda de um produto ou serviço.

Um recebimento pode ter várias transações eletrônicas relacionadas a ele, como pode acontecer no caso da geração de vários boletos bancários ou várias tentativas de pagamento com cartão de crédito para um mesmo recebimento. Sempre que qualquer uma destas transações eletrônicas for paga, atualizará no sistema o estado do recebimento para pagamento ok.

Alunos interessados

A instituição de ensino pode utilizar seu ambiente virtual para gerenciar os alunos que demonstraram interesse em realizar a matrícula, mas que por algum motivo, não finalizaram o processo.

O sistema permite que a instituição de ensino mantenha os registros de todos os alunos interessados e os transforme em alunos reais, quando queira.