Sistema para Escola de Cursos Livres

É um software de gestão para instituições de ensino para facilitar a organização de informações acadêmicas e financeiras, além de fornecer ferramentas que otimizam qualidade e tempo na realização de atividades frequentes.

Cursos livres, de uma forma geral, possuem o requisito de ter cargas horárias baixas, além de estarem concentrados em determinadas áreas ou temas bem específicos. Outra característica importante dos cursos livres é a de fornecer livre acesso aos alunos que desejem cursá-los, por geralmente não exigirem prés requisitos de alguma educação formal realizada previamente.

Os cursos livres podem apresentar características específicas na preparação dos alunos para a atuação profissional. O mercado de trabalho, em geral oferece mais vagas para perfis de profissionais com conhecimentos direcionados e específicos.

Os cursos livres não são regulamentados pelo MEC e não é necessário possuir um CNPJ para abertura de um curso livre. A escola de cursos livres pode emitir certificados, mas eles não possuem validade oficial perante o MEC. Cursos livres não são enquadrados na categoria profissionalizante.

Um sistema para escola de cursos livres deve contemplar as seguintes áreas:

> Sistema de Gestão Acadêmica

Alunos, Responsáveis, Professores, Matrículas, Notas, Conceitos, Carteiras de Identificação, Geração e Assinatura de Documentos, Documentos dos Alunos, Etc

> Sistema de Gestão Financeira

Matrículas, Recebimentos, Vendas de Produtos e Serviços, Despesas, Geração e Envio de Boletos Bancários em Massa, Pagamentos Online com Cartão de Crédito e Pix, Folha de Pagamentos, Fluxo de Caixa, Inadimplência, Etc

> Sistema de Ensino a Distância, EAD

Aulas e Arquivos, Atividades Online, Salas Virtuais, Comunicados, Etc

> Sistema de Notas Fiscais Eletrônicas de Serviço

Gestão, Assinatura Eletrônica, Envio de Notas Fiscais Eletrônicas de Serviço, Etc

Figura 1. Software de Gestão para Matrículas em Massa

Gestão de Anos Letivos Pensando em oferecer uma hierárquia adequada para gestão da informação, faz sentido que o sistema contemple a gestão de anos letivos, sendo este o primeiro nível hierárquico das informações que virão na sequencia. Este é um mecanismo que também permite que o sistema realize a exportação de todas as informações que existem na estrutura acadêmica da instituição de ensino e que estão relacionadas ao ano letivo para outro ano letivo quando este for criado.

Gestão de Tipos de Ensino Os tipos de ensino são agrupamentos de cursos e que estão diretamente relacionados a um ano letivo. Uma escola de cursos livres pode organizar seus tipos de ensino, por exemplo, em cursos de idiomas, cursos de informática, cursos de culinária, etc.

Gestão de Cursos Como o próprio nome informa, os cursos existentes na instituição de ensino deverão ser cadastrados e gerenciados e estarão diretamente relacionados aos tipos de ensino existentes.

Gestão de Módulos O sistema edukante permite que os cursos sejam modulados, o que acarretará na obrigatoriedade da matrícula ser realizada por módulo. Um curso superior, por exemplo, pode ser dividido por módulos (semestres ou períodos).

Gestão de Disciplinas É possível gerenciar as disciplinas existentes em cada curso e módulo livremente. As matrículas podem ser gerenciadas especificando diferentes disciplinas de diferentes módulos. Desta forma, o edukante permite que uma matrícula esteja relacionada com disciplinas de módulos diferentes.

Gestão de Turmas As turmas pertencem as cursos e devem ser definidas no momento da matrícula do aluno. As turmas podem ser livremente gestionadas no sistema pelo próprio curso livre.

Gestão de Períodos de Ensino Os períodos de ensino (manhã, tarde, noite, fim de semana, etc..) podem ser gerenciados no sistema de gestão edukante e também devem ser selecionados no momento da matrícula.

Gestão de Alunos O edukante permite que sejam configurados quais são os campos que devem existir na gestão de alunos no ambiente virtual escola de cursos livres. A escola também pode configurar as descrições dos campos, bem como quais são obrigatórios e quais não são.

Figura 2. Software de Gestão para Instituições de Ensino. Definindo a Estrutura Acadêmica.

Gestão de Responsáveis Os responsáveis são relacionados aos alunos e apenas um deve ser o responsável financeiro, seja ele um responsável ou ainda, o próprio aluno.

Gestão de Professores Os professores serão gerenciados no edukante e diretamente relacionados às disciplinas e turmas. Um professor poderá então realizar a gestão das notas ou dos conceitos dos alunos, além de registrar suas aulas e presenças em cada uma das disciplinas.

Gestão de Matrículas As matrículas representarão às relações dos alunos com as turmas e o conjunto financeiro de recebimentos de valores de matrícula e mensalidades que estão relacionados à cada uma delas.

Documentos para Declarações O edukante permite que à instituição de ensino configure modelos padrões de documentos que deseja gerar com os dados dos alunos, responsáveis e matrículas. Uma vez configurados, os documentos poderão ser gerados através do painel administrativo do sistema.

Figura 3. Sistema para Gerar Documentos de Escolas e Cursos.

Documentos para Assinatura Digital de Contrato Outro possível fluxo na gestão de documentos que sejam utilizados para assinatura digital e online. Após a configuração de determinados parâmetros o sistema para escolas de cursos enviará um email para que o responsável realize a visualização e assinatura do documento online.

Recebimento de Transações Online Integradas ao Sistema de Gestão por Boleto Bancário, Pix e Cartão de Crédito O edukante permite que a escola de cursos realize todo o seu fluxo de cobrança de matrículas, mensalidades e vendas de produtos e serviços online, através de boleto bancário, pix ou cartão de crédito. É possível configurar o ambiente do edukante para definir quais as formas de pagamento que poderão ser utilizadas pelos alunos.

Gestão de Recebimentos de Matrículas e Mensalidades Cada matrícula realizada no edukante possuirá um conjunto de recebimentos financeiros sobre as mensalidades, matrículas ou taxas de materiais. Os recebimentos possuem datas de vencimento, valores com desconto ou sem desconto até a data de vencimento, regras de multas e juros e algumas outras informações. As regras de multas e juros são configuradas de acordo com o ano letivo. Os usuários da instituição de ensino que possuam acesso as funcionalidades financeiras do edukante poderão realizar uma série de ações sobre estes recebimentos, como: gerar e enviar boletos bancários de forma individual, gerar boletos bancários de uma matrícula ou gerar boletos bancários em massa (todos os recebimentos de um mês ou de um ano, por exemplo), gerar um qr code pix, receber com cartão de crédito, enviar link de pagamento com cartão de crédito, dar uma baixa manual, modificar o recebimento, gerar um recibo de pagamento, etc. O ambiente virtual também pode ser configurado para que os recebimentos estejam disponíveis nos paineis dos alunos e dos responsáveis, para que possam realizar os pagamentos online através de pix, boleto bancário ou cartão de crédito. As informações dos recebimentos serão refletidas em dados indicadores em relatórios financeiros como o fluxo de caixa, relatório de recebimentos, relatório de inadimplência, entre outros.

Figura 4. Software para Gerar Boletos em Massa

Gestão de Recebimentos Sobre Venda de Produtos e Serviços A instituição também pode utilizar o edukante para criar um catálogo de produtos e serviços a medida que for realizando vendas, como por exemplo com vendas de camisetas, bolsas, material didático, aluguel de salas de eventos, serviços de consultoria etc. As vendas realizadas podem ser pagas online, também através das formas de pagamento, pix, boleto bancário ou cartão de crédito. As vendas de produtos e serviços estarão presentes como indicadores em relatórios financeiros como fluxo de caixa, relatório de recebimentos, relatório de vendas de produtos e serviços, etc.

Gestão de Despesas As despesas poderão ser lançadas e classificadas através de categorías, fornecedores e tipo de despesas. Podem ser lançadas despesas fixas ou variáveis que também estarão presentes através de indicadores nos relatórios financeiros da instituição de ensino no edukante.

Gestão da Folha de Pagamentos As folhas de pagamento da instituição de ensino com seus colaboradores também podem ser lançadas e classificadas no edukante. Os colaboradores podem ser classificados de acordo com cargos, tipos de contratos, tipos de tributação, etc. Os pagamentos existentes na folha de pagamento também serão indicadores visíveis nos relatórios financeiros da instituição de ensino no edukante.

Fornecer a Alunos e Responsáveis a Possibilidade de Pagamentos Online Os alunos e os responsáveis poderão acessar seus painéis para ver os recebimentos relacionados às suas matrículas e a partir deles, pagá-los ou ainda acessar os recibos de pagamento que podem ser personalizados. Disponibilizar ou não a área financeira no painel do aluno e do responsável é uma decisão da instituição de ensino.

Portal Exclusivo de Vendas e Matrículas Online Integrado ao Sistema de Gestão da Escola, Curso ou Faculdade

Figura 5. Software para Matrículas Online

A instituição de ensino pode escolher por publicar alguns de seus cursos ou turmas em seu painel exclusivo de matrículas online. Este painel exibe apenas os cursos e turmas da própria instituição de ensino e apenas aqueas que ela define que podem estar publicados.

Além da página que exibe todos os cursos x turmas configurados para constarem na matrícula online, para cada curso x turma, o edukante também define um link exclusivo de matrícula que pode ser utilizado por futuros alunos que desejem se matricular.

Outros recursos estão presentes na ferramenta de matrículas onlinde do edukante, como: 1) Definição dos termos de aceite de contrato; 2) Processo automático para assinatura online do contrato; 3) Configuração das possíveis formas de pagamento; 4) Integração da matrícula online com a matrícula do sistema de gestão; 5) Configurações de layout do painel de matrículas online; 6) Configurações para o processo de solicitação e aprovação de matrículas; 7) Gestão de cupons de desconto; 8) Entre outros recursos..

Personalização e Configuração do Ambiente de Vendas e Matrículas Online

Os valores de matrícula, mensalidade, possíveis descontos, formas de pagamento, imagens, vídeos, descrições e diversas outras informações do curso e da turma que serão exibidos na matrícula online são configurados diretamente pela instituição de ensino em seu painel administrativo do edukante.

É possível personalizar o email de confirmação da matrícula online, onde o aluno e os endereços de email da instituição de ensino recebem uma mensagem de confirmação após o fim do processo.

Personalização e Configuração dos Dados Informados pelos Alunos

Após visualizar os detalhes do curso e da turma na qual deseja realizar a matrícula, o aluno segue o fluxo, realizando o lançemento de seus dados pessoais. Estas informações também podem ser configuradas pela própria instituição de ensino, informando ao edukante quais são as informações que o aluno deve preencher e personalizando-as, quanto ao título e obrigatoriedade de preenchimento.

Personalização dos Meios de Pagamentos da Matrícula

O edukante oferece à instituição de ensino a possibilidade de permitir o pagamento da matrícula online ao final do processo de compra. É possível oferecer os meios de pagamento pix, cartão de crédito e boleto bancário, ou ainda, apenas a opção de solicitar a matrícula.

Para a forma de pagamento cartão de crédito é possível definir a quantidade máxima de parcelas que é possível dividir a matrícula em um determinado curso. Desta forma, no momento de digitar os dados do cartão de crédito o aluno escolhe em quantas vezes deseja parcelar. Quando o pagamento é processado com cartão de crédito, o edukante reconhece automaticamente a aprovação e já registra o recebimento como pago no sistema de gestão da instituição de ensino.

Para o pagamento com Pix o sistema gera as opções de QR Code e ainda do Pix Copia e Cola. Quando o pagamento é processado com Pix, o edukante reconhece automaticamente a aprovação e já registra o recebimento como pago no sistema de gestão da instituição de ensino.

Se a instituição de ensino também escolher por permitir ao aluno realizar o pagamento da matrícula online com boleto bancário essa forma de pagamento será adicionada entre as possíveis formas de pagamento ao final da matrícula online.

Aulas Online

A ferramenta EAD de aulas online do edukante permite que os professores postem e sequenciem aulas em cada uma das disciplinas que possui. As aulas online podem conter arquivos e links relacionados. Uma vez publicadas, as aulas, arquivos e links estarão disponíveis aos alunos matriculados diretamente no painel dos alunos.

Atividades Online

As atividades EAD possuem a mesma base das aulas EAD, com a diferença que podem ser respondidas e avaliadas até uma determinada data e hora limites. Os alunos quando respondem as atividades também podem anexar arquivos às suas respostas. As respostas podem então ser visualizadas pelos professores, que também podem atribuir um resultado a cada uma delas. O resultado sobre a resposta da atividade de cada aluno pode ser acessado pelo aluno em seu painel.

Comunicados

As atividades EAD possuem a mesma base das aulas EAD, com a diferença que podem ser respondidas e avaliadas até uma determinada data e hora limites. Os alunos quando respondem as atividades também podem anexar arquivos às suas respostas. As respostas podem então ser visualizadas pelos professores, que também podem atribuir um resultado a cada uma delas. O resultado sobre a resposta da atividade de cada aluno pode ser acessado pelo aluno em seu painel.

Salas Virtuais

As salas EAD podem ser criadas e acessadas por professores e alunos para que possuam um ambiente comum para trocar mensagens entre todos.