Sistema para Instituições de Ensino - Geração Automática de Documentos Digitais

As instituições de ensino precisam gerar, com considerável frequência, uma série de documentos oficiais, como contratos de prestação de serviços, termos de responsabilidade, declarações, certificados, etc, que ao final apresentam, dentro de um determinado modelo, informações sobre o aluno, responsável, matrícula, informações acadêmicas ou realidade financeira do contrato.

Para permitir esta realidade, o edukante pode ser configurado para gerar todo e qualquer tipo de documento, de acordo com regras previamente definidas. Por exemplo, alguns documentos devem estar disponíveis automaticamente no painel do aluno após a matrícula, outros devem gerar uma cobrança, já outros, devem estar disponíveis apenas aos usuários da secretaria.

As instituições de ensino que não possuem um sistema de gestão escolar que gera documentos automáticos com conteúdos dinâmicos, geralmente realizam o processo de maneira manual.

Em suma, a instituição possui um modelo padrão para cada documento que precisa gerar com uma certa frequência. Vamos utilizar como exemplo um modelo de declaração de matrícula em um determinado curso ou série. Basicamente o modelo informa o mesmo esqueleto estrutural, onde o colaborador da secretaria precisa “apenas” modificar informações básicas como a data de geração, o nome do aluno, o curso ou série que está matriculado, o turno (período de ensino), etc. Desta forma, a cada nova solicitação de um aluno, a secretaria precisa manualmente abrir o arquivo original do modelo (geralmente em formato .doc), editar os dados e imprimir o documento. Imaginemos que para este caso o tempo que a secretaria gasta para gerar cada documento é de 15 minutos.

Vejamos agora o exemplo de outro documento frequentemente gerado pelas instituições de ensino: O contrato de prestação de serviços educacionais.

O contrato é um documento que possui diversas informações sobre a matrícula de um determinado aluno, que possuí um determinado responsável financeiro (com outros dados), que realizou a matrícula em um determinado curso/série e que por isto, gerou uma determinada quantidade de parcelas de valores financeiros que deverão ser pagas periodicamente como mensalidade.

Imaginemos ainda que a instituição de ensino possua diferentes modelos de contrato para determinados cursos ou séries, o que aumenta a complexidade da atividade consideravelmente. Para este caso, vamos definir um tempo médio padrão de 30 minutos para geração de cada um dos contratos, caso seja realizado manualmente.

Agora vamos considerar a geração manual de um documento como o boletim acadêmico, ou ainda o diário de classe. Neste caso, para gerar um documento digital com todos os dados de notas e faltas, o trabalho da secretaria será bem dispendioso, tornando a gestão acadêmica lenta e sujeita a falhas humanas.

Geração Automática de Documentos ou Certificados

Os sistemas de gestão escolar que são utilizados por cursos, escolas ou faculdades podem gerar documentos pré determinados com os dados do aluno, matrícula, recebimentos financeiros ou informações acadêmicas.

Contudo, o sistema pode trabalhar com modelos padronizados, obrigando a instituição de ensino a adaptar-se e mudar seus modelos originais.

Este processo fornece uma grande economia de tempo, já que resgata automaticamente os dados do próprio sistema de gestão, poupando o usuário de ter que buscar estas informações e preenchê-las manualmente.

Apesar de otimizar o processo manual existente anteriormente, este modelo obriga a instituição a adaptar-se a novos modelos padrões dos sistemas e isto não é tão legal.

Geração Automática de Documentos com Modelos Configuráveis e Personalizáveis

Aqui nos deparamos com a realidade onde a instituição deseja manter seus próprios modelos documentais, sem a obrigatoriedade de utilizar padrões previamente definidos nos sistemas de gestão escolar.

Os sistemas do edukante definem esta realidade, fornecendo a instituição ferramentas que lhes permitem preencher automaticamente os dados para qualquer modelo de documento que possuam, independente de qual modelo seja este.

Desta forma à instituição de ensino pode manter seus modelos originais, sejam estes para o contrato, a declaração de matrícula, certificados ou qualquer outro modelo que possua.

Os sistemas de gestão escolar do edukante fornecem às instituições que fazem parte do projeto diversas visões e relatórios acadêmicos. Tais visões e documentos também podem ser configurados de acordo com a realidade e metodologia da instituição.

Boletim Acadêmico - Caderno de Notas

Além de permitir a configuração de qualquer metodologia avaliativa existente na instituição de ensino, os sistemas acadêmicos do edukante possibilitam a configuração específica de layouts próprios da instituição, com cabeçalhos ou qualquer conteúdo existentes.

Diário de Classe ou Caderneta

O diário de classe é um instrumento legal adotado pelas instituições de ensino para refletir o resultado acadêmico de todos os alunos de uma determinada turma. Estes resultados reúnem notas, médias e quantitativos de presença.

Os diários de classe também podem ser gerados através dos sistemas de gestão escolar do edukante e também podem ter seus layouts personalizados, bem como toda a lógica avaliativa adotada na instituição.

Histórico Escolar ou Histórico do Aluno

O Histórico Escolar é um documento utilizado para refletir toda a realidade acadêmica do estudante. Este documento deve conter as informações de toda a vida do estudante e este conceito aplica-se a todos os tipos de instituições de ensino, como cursos, escolas ou faculdades.

Desta forma, o sistema de gestão escolar deve permitir que o Histórico resgate os dados acadêmicos do aluno do próprio sistema de gestão, além de permitir que o usuário da secretaria digite no sistema os resultados de anos anteriores, ainda que durante este tempo o estudante não fizesse parte da instituição de ensino.

O edukante permite a alimentação e consulta aos históricos escolares e além disso, também permite que seu layout seja completamente configurado de acordo com o modelo desejado pela instituição.

Ficha de Matrícula

A ficha de matrícula contém as informações pessoais do aluno e os dados de sua matrícula. É um documento acadêmico que no edukante também pode ter seu layout ajustado e configurado de acordo com as definições da instituição de ensino.

Ficha Individual

A ficha individual do aluno fornece um documento que reflete os dados do estudante e seu desempenho acadêmico, como as médias de cada disciplina e a quantidade de faltas. É outro exemplo de documento que pode ter seu layout configurado no edukante, da forma específica e desejada por cada instituição de ensino.

Geração de Documentos com Modelos Específicos

É possível subir ao edukante modelos previamente definidos em formato .doc ou .docx. São modelos proprietários da própria instituição de ensino. Antes de serem subidos ao sistema estes modelos são previamente marcados e configurados pela própria instituição de ensino. No momento de gerar o documento o edukante substitui as marcações por dados já existentes no sistema, como por exemplo o nome do aluno, a descrição da turma ou o plano de recebimentos financeiros da matrícula, etc...Todas as informações lançadas no sistema relacionadas as matrículas podem ser conigurados nos modelos próprios das instituições de ensino.

No momento de gerar o documento o edukante substitui as marcações por dados já existentes no sistema, como por exemplo o nome do aluno, a descrição da turma ou o plano de recebimentos financeiros da matrícula, etc...Todas as informações lançadas no sistema relacionadas as matrículas podem ser conigurados nos modelos próprios das instituições de ensino.

Os sistemas de gestão escolar do edukante também permitem que os documentos automaticamente gerados sejam disponibilizados no painel do aluno.

A própria instituição de ensino pode definir quais documentos devem ou não ser exibidos no painel do aluno.

Com a evolução da tecnologia e da área de engenharia de software, várias ferramentas que fornecem mais agilidade ao processo educacional, podem e devem ser utilizadas pelas instituições de ensino.

Para os gestores educacionais, possuir um sistema de gestão escolar que lhes permita gerar automaticamente documentos é fundamental para dar mais velocidade e segurança aos processos acadêmicos tratam deste tema.

Os sistemas de gestão escolar do edukante contemplam esta realidade e vão mais além, permitindo que os layouts e padrões documentais de cada instituição sejam mantidos e totalmente personalizáveis.

A instituição de ensino pode usar o edukante para manter de forma organizada e online os documentos dos alunos.

Podem ser subidos documentos como documento de identidade, certificados e históricos de outras escolas, etc.

Documentos que servem como requisitos necessários para realização das matrículas podem ser armazenados no edukante.

O edukante permite que a instituição de ensino forneça aos alunos ou responsáveis financeiros em fluxo completo e eficiente para assinatura online dos contratos.

É possível configurar o edukante para que o responsável receba um email para realizar a assinatura online do contrato.

A instituição de ensino deverá configurar no edukante o contrato como faz com qualquer outro documento que deseja gerar através da plataforma, contudo o definirá como tipo: Assinatura de contrato.

A instituição possui diversos parâmetros de configuração sobre o processo de assinatura online, como por exemplo definir um ou mais emails que devem receber uma cópia do email que o responsável financeiro recebe para realizar a assinatura online do contrato. Outros parâmetros como título e conteúdo do email também podem ser definidos.

O aluno ou responsável financeiro recebe um email com as informações da matrícula e instruções de como deve proceder para assinar o contrato online através de um link simples de acesso.

Ao acessar o link é possível ver o contrato, no modelo que foi subido pela própria instituição de ensino, com os dados preenchidos. É possível ver que o contrato já foi assinado pela instituição de ensino, além de fazer o download para visualizar-lo off-line.

Após clicar em assinar o contrato o sistema solicita e confirma os dados necessários, como nome, cpf e data de nascimento, para depois modificar o documento incluindo a assinatura do responsável.

A instituição de ensino possui uma ferramenta no edukante para verificar todos os contratos que foram assinados, classificados por série/curso/turma/etc. É possível realizar o download dos contratos assinados.