É um ambiente virtual ou sistema informatizado (online ou desktop), onde um curso (instituição de ensino de qualquer tipo), pode organizar sua estrutura e informações sobre cursos, turmas, alunos, professores, matrículas, desempenho acadêmico dos alunos, recebimentos financeiros, despesas, etc. Desta forma, espera-se que o curso obtenha mais eficiência, segurança, qualidade e agilidade, além de um menor custo e tempo na execução de seus processos.
O objetivo de um sistema para cursos é permitir mais inovação aos processos de administração acadêmica, financeira e de ensino a distância de qualquer tipo de instituição de ensino, como cursos livres, escolas, faculdades, especializações, etc.
A aplicação do processo de inovação pode ser acompanhada através de indicadores de resultados, como por exemplo: Tempo necessário para realização de uma matrícula e envio de boletos bancários para o aluno por e-mail ou whatsApp.
No exemplo do indicador citado acima, é importante levar em consideração, além do tempo de realização da atividade, também a segurança do processo, quando comparado ao processo antigo, de geração e envio manual dos boletos bancários, ou ainda, quando o recebimento das mensalidades era realizado apenas de forma manual pessoalmente na secretaria da instituição de ensino.
Um sistema para cursos deve permitir uma gestão eficiente sobre as informações acadêmicas de uma instituição de ensino. O controle acadêmico pode ser definido como o controle sobre as informações de matrículas e de desempenhos acadêmicos dos alunos.
O controle acadêmico deve permitir um controle ágil sobre as informações pessoais dos alunos, além de documentos e/ou arquivos digitalizados. Um controle acadêmico eficiente também deve permitir a gestão dos responsáveis dos alunos. O sistema para cursos ainda deve permitir a definição da senha de acesso dos alunos e dos responsáveis aos seus respectivos painéis virtuais.
Um sistema para cursos também deve permitir a gestão da estrutura acadêmica dos cursos ofertados. A estrutura acadêmica é composta por grupos de diferentes tipos de cursos, cursos em si, módulos pertencentes a cada curso, turmas de um curso, etc.
O controle acadêmico também deve abranger a gestão das matrículas. A matrícula representa a união de um aluno a um determinado curso, módulo, turma e por vezes, disciplinas.
A gestão de professores e a relação de quais professores podem gerenciar quais turmas e disciplinas, representa um passo análogo ao que é o processo de matrícula dos alunos. Sendo assim, um sistema para cursos deve permitir um controle total sobre as informações dos professores e suas permissões de acesso às turmas.
O controle financeiro é outra grande área contida em um sistema para cursos. O controle financeiro de um curso, assim como o de qualquer outra empresa, mantém o foco do equilíbrio financeiro, sobre duas forças contrárias, os recursos financeiros obtidos e as despesas existentes em um determinado período de tempo.
Para o controle sobre mensalidades e matrículas, por exemplo, o sistema organizará facilmente todos os recebimentos, oferecendo diversos filtros intuitivos para execução de ações, como geração de boletos bancários e todo o controle sobre os recebimentos.
Sobre os recursos financeiros que podem obtidos por uma instituição de ensino, estão:
1. Recebimento de taxas de matrículas e mensalidades. 2. Recebimento de taxas de material, alimentação, etc. 3. Recebimento de valores sobre a venda de produtos. 4. Recebimento de valores sobre a venda de serviços. 5. Recebimento de valores sobre os investimentos realizados pelos sócios ou acionistas no capital da empresa ou ainda de lucro proveniente de aplicações financeiras.
Sobre as despesas financeiras que podem ser realizadas por uma empresa que ministra cursos, estão:
1. Folha de pagamento de colaboradores e sócios e impostos relacionados. 2. Despesas fixas ou variáveis.
Sendo assim, um sistema para cursos, para realizar um controle financeiro eficiente, deve permitir a gestão e o lançamento das informações financeiras sobre os recebimentos e as despesas, para então demonstrar através de indicadores gráficos e textuais a realidade financeira do curso no decorrer do tempo.
Um sistema para cursos deve fornecer inovação e agilidade ao processo de cobrança das mensalidades. Este processo é iniciado no momento da matrícula do aluno, que deve ser um passo simples, rápido, intuitivo, e seguro.
Durante o processo de matrícula, o operador do sistema deverá definir a turma, o valor de matrícula e a quantidade de parcelas, valor e quantidade de parcelas da matrícula e da mensalidade, qual o tipo previsto de cada recebimento (cartão, boleto, pix, transferência, etc), datas de vencimento e possíveis descontos para pagamentos realizados até determinadas datas.
Através de um foco inovador, um sistema para cursos deve facilmente permitir que o operador, após a realização da matrícula, envie ao aluno ou responsável financeiro as parcelas dos recebimentos definidos. Este passo deve ser permitido com apenas um clique, uma vez que seja definida a forma de envio, como por exemplo através de email ou WhatsApp.
Para os boletos bancários os valores são transferidos para conta bancária final da instituição com d + 1, onde d é a data de compensação do boleto, podendo esta se dar no mesmo dia do pagamento ou ainda no dia seguinte, dependendo da hora e local de pagamento do boleto. Para pagamentos com cartão de crédito os valores também são transferidos automaticamente para conta final da instituição de ensino em um prazo de 30 dias.
Outro ponto importante na inovação envolvida no processo financeiro dos cursos ao utilizar um sistema de gestão é, sem sombra de dúvidas, permitir que os alunos ou seus responsáveis possam, através de seus próprios painéis virtuais, ter acesso a realidade financeira de suas matrículas e a partir dela poder realizar o pagamento online através de cartão de crédito, gerar uma segunda via do boleto bancário ou ainda ter acesso ao recibo de pagamento ou a nota fiscal eletrônica de serviço.
Um sistema para cursos também deve permitir ações em massa, como por exemplo, permitir a geração e o envio de vários boletos bancários com apenas um comando do usuário. Vamos imaginar o caso de um curso que definiu em seus processos que enviará os boletos bancários aos alunos mensalmente, sempre no dia 20 de cada mês e com vencimento no dia 30. O sistema para cursos deve permitir que o usuário filtre, gere e envie os boletos de todos os alunos ao mesmo tempo, economizando um enorme tempo e garantindo muito mais segurança ao processo automatizado.
Alguns cursos geram os boletos bancários utilizando os sistemas proprietários dos próprios bancos em que possuem suas contas bancárias. Mas este é um processo eficiente e seguro ? Definitivamente não.
Os sistemas dos bancos possuem limitações em seus requisitos. São generalistas, desenvolvidos para todos os tipos de empresas. Eles exigem que os dados do pagador do boleto bancário sejam sempre cadastrados, além dos dados financeiros do boleto bancário, como valor, multas, juros ou descontos para o pagamento até determinadas datas.
Existem ainda sistemas focados na geração de boletos. Estes exigem que o curso possua conta conta ou carteira digital e através dela podem pagar contas ou ainda realizar transferências. Estes sistemas possuem um alto custo por boleto pago ou gerado e também são generalistas, desenvolvidos para todos os tipos de empresas.
Um curso, faculdade, escola, etc, deve utilizar um sistema de gestão completamente focado neste tipo de negócio: Instituições de ensino. Esta área possui necessidades específicas e que somente podem ser atendidas por um sistema direcionado e com requisitos concisos.
Um sistema para cursos já possui todos os dados pessoais dos alunos, dos responsáveis, das matrículas e dos recebimentos, ou seja, todos os dados necessários para geração dos boletos. Então por que duplicar estes dados cadastrando-os novamente em outro sistema para realizar a geração dos boletos ? Além de duplicar o trabalho, o processo estará sujeito a falhas humanas e que, na realidade, são falhas fáceis de acontecer. Além disto, o curso precisará registrar manualmente em seu sistema de gestão, ou planilha de controle financeiro, aqueles boletos bancários que foram pagos, ou seja, menos eficiência e segurança no processo. Um sistema para cursos deve realizar automaticamente a sincronização dos boletos pagos, registrando no sistema de gestão os recebimentos identificados.
Um sistema para cursos deve permitir a criação de uma conta digital diretamente relacionada a conta bancária final do curso e que diariamente, realize uma transferência bancária automática para a conta bancária final do curso, seja esta conta do banco que for, como caixa econômica, banco do brasil, nubank, banco inter, santander, etc.
Neste cenário o curso conseguirá automatizar todo o seu processo de cobrança e recebimento de mensalidades ou ainda sobre a venda de produtos ou serviços.
Apesar de geralmente apresentar um custo mais alto e somente permitir o recebimento do valor com 30 dias após a compra, o cartão de crédito é atualmente, no ano de 2021, responsável por 43% dos valores sobre as compras online no Brasil. É disparado a forma de pagamento mais utilizada e um sistema para cursos, deve viabilizar este tipo de pagamento para seus alunos.
Entre as ferramentas que devem fazer parte de um sistema para cursos, que permita o pagamento online com cartão de crédito, deve estar presente a que permite ao aluno realizar o pagamento diretamente através de seu portal ou aplicativo. Uma vez que o aluno visualize e selecione a mensalidade que deseja pagar, deverá informar os dados do cartão de crédito pagador, da mesma forma como funciona em todos os portais de compras online.
O sistema para cursos não deve de forma alguma armazenar os dados do cartão de crédito do aluno e sim, criar um token baseado em uma forte chave de criptografia e que poderá ser utilizado para o pagamento de outras mensalidades futuras.
É fundamental também que, sendo o sistema para cursos uma plataforma online e que funciona via navegador web, utilize um site seguro, que pode ser identificado por um cadeado ao lado esquerdo da barra de url do navegador. Sistemas para cursos que não possuam o mecanismo de segurança HTTPS não devem permitir o pagamento online via cartão de crédito. O mecanismo HTTPS exige que todos os dados trafegados no site sejam sempre criptografados.
A cada dia presenciamos uma crescente e constante onda tecnológica no contexto de nossas vidas. O ser humano é um animal cada vez mais conectado com seus semelhantes, graças a tecnologia. A educação, assim como todas as áreas, também vivencia uma necessidade constante por acompanhar a evolução tecnológica.
Um sistema para cursos pode conter ferramentas de ensino a distância como forma de apoio ao aprendizado dos alunos, tornando-o mais eficaz.
Ensino a distância, como o próprio nome define, é um conjunto de métodos apoiados por ferramentas online e que apoiam o processo de aprendizado dos alunos. Não tratamos aqui de definir se o ensino a distância é melhor ou pior que o ensino presencial, não é esta a questão.
O que devemos analisar e refletir é : como um processo de ensino presencial pode ser completamente ou parcialmente substituído por um processo de ensino a distância refletindo em um maior conhecimento e assimilação para os alunos e uma maior inovação no processo de gestão para os professores e os administradores dos cursos.
Um sistema para cursos, além de permitir uma melhor gestão acadêmica e financeira, também pode conter ferramentas que apoiem o ensino a distância.
O que é uma ferramenta EAD de aulas online ?
Uma destas ferramentas, a de Aulas Online, deve permitir aos professores, de forma eficaz, o total controle sobre o conteúdo e a sequência de suas aulas. Neste caso, uma aula online, além de estar inserida em uma sequência de outras aulas, deve conter informações como título, descrição, links e arquivos que forneçam uma maior compreensão aos alunos. Isto para cada uma das aulas.
Os alunos por sua vez, devem ter acesso às aulas online e aos arquivos como forma de apoio ao seu aprendizado, na sequência definida pelos professores, para cada uma das disciplinas dos cursos em que estão matriculados.
O que é uma ferramenta EAD de atividades online ?
Outra ferramenta importante em um processo de ensino a distância é permitir aos professores a criação de Atividades Online. Estas atividades, assim como as Aulas Online, podem conter arquivos subidos pelos professores. A partir de então os alunos podem acessar o ambiente virtual e responder às atividades. Suas respostas também podem conter arquivos anexados. Após a publicação das respostas os professores podem acessar a plataforma e analisar a resposta que cada um postou, de forma individual e desta forma, publicar o resultado para cada resposta, também de forma individual. Por fim, os alunos podem acessar o painel para ver o resultado em cada uma das atividades.
Este é um processo online e que dispensa o contato físico entre professores e alunos para publicar e realizar as atividades. O processo também evita a impressão desnecessária de documentos ou ainda o uso desnecessário de folhas de papel, caneta ou lápis.
Um sistema para cursos também pode contar com uma plataforma para a venda dos cursos e matrículas online e que esteja completamente integrada ao seu sistema de gestão.
A ideia é que o próprio curso possa definir quais são as turmas que estarão disponíveis em seu painel público (site de exibição dos cursos), para realização e pagamento das matrículas.
Configurando características dos cursos e turmas para matrícula online
Um sistema para cursos também pode contar com uma plataforma para a venda dos cursos e matrículas online e que esteja completamente integrada ao seu sistema de gestão. O sistema deve permitir a completa configuração das características de cada curso e turma, como por exemplo: Imagens de exibição, título, descrição, valor de matrícula, objetivo, temas abordados, sinopse, etc. Além destes atributos é fundamental poder definir quais cursos e turmas estão ativos ou ainda com as matrículas abertas ou encerradas.
Configurando as características do processo de matrícula online
Outras características são importantes em um sistema para cursos que forneça um processo automatizado de vendas e matrículas online, como por exemplo a possibilidade de configurar os termos de aceitação do contrato que o aluno deverá estar de acordo para prosseguir com a matrícula e compra online.
Outra característica fundamental é permitir a configuração das possíveis formas de pagamento disponibilizadas para os futuros alunos, como transferência bancária, boleto bancário, cartão de crédito ou ainda a não solicitação do pagamento, criando apenas uma solicitação de matrícula que posteriormente será aprovada pela administração do curso.
O sistema para cursos deve ainda contar com a gestão de cupons de desconto para determinados grupos de alunos. Estes cupons podem ser divulgados e assim, ao serem apresentados no momento da matrícula online, podem apresentar o desconto sobre a matrícula.
Integração total entre o processo de matrículas online e o sistema de gestão para cursos
Caraterística fundamental na obtenção de um processo inovador é que a ferramenta de matrículas online seja completamente integrada ao sistema de gestão do curso. Isto quer dizer que quando uma nova compra for realizada, os dados serão replicados nas entidades responsáveis sobre a gestão acadêmica e financeira do curso. Desta forma, após a realização da matrícula online, devemos ter no sistema de gestão o aluno, responsável, matrícula e recebimentos devidamente cadastrados.
Se o pagamento da matrícula online for realizado e aprovado via cartão de crédito, por exemplo, o recebimento já deverá constar como realizado no sistema de gestão. Já se o pagamento for realizado posteriormente via boleto bancário, o sistema para cursos deverá identificá-lo e dar a baixa automática. Para o caso das transferências bancárias, pix ou solicitações de matrículas deve ser permitido ao operador dar a baixa manual no sistema após confirmar o recebimento do valor.
Um sistema para cursos deve ser uma ferramenta online que fornece agilidade e inovação aos cursos de todos os tipos, como cursos livres, faculdades, especializações, etc.
Tal sistema deve contar com um apoio próximo, atencioso e constante de uma equipe de suporte, trabalhando sempre em conjunto com a equipe de administração do curso. Nesta interação é fundamental que existam canais para uma comunicação aberta e forte entre as equipes, visando o sucesso do projeto.
Um sistema para cursos pode controlar as áreas financeira, administrativa, acadêmica e de ensino a distância de um curso.
Para mais informações acesse www.edukante.com ou envie um email para sac@edukante.com
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