Existem diferentes tipos de softwares que podem ser utilizados por escolas:
> Software de Gestão Acadêmica > Software de Gestão Financeira > Software de Ensino a Distância, EAD
Existem softwares que englobam mais de um tipo de vertente, como por exemplo softwares que permitem o controle acadêmico, financeiro e de ensino a distância.
Explanaremos sobre cada um dos tipos e entraremos em mais detalhes sobre os aspectos dos softwares que permitem o controle acadêmico, financeiro e de ensino a distância.
ERP em inglês é Enterprise Resource Planning ou sistema integrado de gestão. É um software ou sistema de gestão que deve permitir um controle eficiente sobre todas as informações importantes de uma empresa. Um ERP pretende englobar todas as principais áreas existentes em uma empresa, como a área de compras, financeira, almoxerifado, despesas, folha de pagamentos, etc.
Então um ERP Educacional é um Software de Gestão Escolar que, em alguns casos, pode atender a qualquer tipo de instituição de ensino, como escolas, cursos ou faculdades.
Um ERP Educacional permite a gestão de informações importantes e relacionadas às áreas acadêmica, financeira e de ensino a distância.
As funcionalidades esperadas um ERP Educacional para área acadêmica são: Gestão de alunos, responsáveis, professores, matrículas, geração automática de documentos, configuração da estrutura acadêmica (anos letivos, cursos/séries, turmas, tipos de ensino, disciplinas, unidades letivas, etc), configuração do modelo de avaliação dos alunos específico e de acordo com a realidade de cada instituição de ensino, painel dos alunos, painel dos responsáveis, painel dos professores, cotrole de faltas e presenças, lançamento e controle de notas ou conceitos (painel administrativo e painel dos professores), visualização de notas e geração do boletim ou caderno de notas (painel administrativo, painel dos alunos, painel dos responsáveis e painel dos professores), diário de classe, relatório de alunos matrículados, painel para matrículas online, fluxo para aceitação do contrato, definição de acessos dos professores a turmas e disciplinas específicas, comunicados, alunos interessados, relatório de alunos matriculados, controle de entradas e saídas dos alunos, etc.
Já para área financeira podemos citar as seguintes funcionalidades para um ERP Educacional: Controle de recebimentos de matrículas e mensalidades, geração de boletos bancários um a um e em massa, pagamento online no painel do aluno ou responsável por Pix e cartão decrédito, controle da venda de produtos e serviços, controla da folha de pagamentos, controle das despesas categorizadas e relacionadas ou não a um curso ou turma, possibilidade de pagamento online no painel dos alunos e responsáveis por boleto bancário, pix ou cartão de crédito, fluxo de caixa, extrato financeiro, relatório de recebimentos, controle de inadimplência, gestão e geração de notas fiscais eletrônicas de serviço, etc.
Para as funções de ensino a distância podemos citar as aulas online, atividades online, salas virtuais, banco de questões, gestão de tópicos e conteúdos hierárquizados, provas digitais, etc.
Atualmente o ambiente e tecnologia ideais de um ERP Educacional é web, ou seja, um ERP online e acessível desde qualquer navegador que possua acesso a internet.
Quando falamos em software de gestão para escolas no cenário do Brasil, pensamos em uma plataforma que atenda escolas particulares e também escolas públicas. O grande x da questão reside no controle financeiro sobre os recebimentos de mensalidades, que no caso das escolas particulares, precisam ser gerenciados. Nas escolas pública brasileiras os pais não pagam pelo ensino de seus filhos, sendo este custo arcado pelo estado. Desta forma, uma escola pública não precisa controlar importantes critérios relacionados as mensalidades dos alunos, que vão desde os pagamentos em si até a aplicação de descontos até determinados dias do mês ou ainda a cobrança de multas e juros.
Escolas particulares também precisam formalizar a contratação da matrícula. Esta contratação geralmente é representada por um documento que deve conter os principais dados da empresa contratada, a escola particular, os principais dados pessoais do responsável financeiro do aluno e os dados da matrícula, incluindo o valor de matrícula, mensalidades, descontos eventuais e juros que podem ser aplicados em caso de atraso no pagamento.
Um software destinado à escolas particulares deve fornecer a função de gerar documentos, o que também engloba os documentos do tipo contrato. Cada escola particular possui seu próprio modelo de contrato, assim como as regras e diretrizes contidos em cada um deles. Normalmente este modelo é fornecido pela firma de advocacia que presta consultoria a escola particular.
O sotware então deve permitir que a escola particular suba (upload) um modelo de documento/contrato próprio para a plataforma. Mas antes de subir o documento, a escola deve incluir nele marcações (textos numéricos) que serão responsáveis por retornam as informações que foram previamente cadastradas no software da escola particular, como por exemplo o nome do aluno, o nome do responsável financeiro, o plano de pagamentos da matrícula, datas de vencimento, etc.
Após subir o documento, previamente configurado, a escola poderá gerá-lo, para cada uma das matrículas existentes no software, a partir da lista de matrículas do ano letivo corrente. Por suposto a escola particular poderá ter diferentes modelos de contratos para os diferentes anos letivos em que usou o software, ou ainda para diferentes tipos de ensino ou diferentes séries.
O software da escola particular também deve permitir que o responsável financeiro do aluno consiga acessar o contrato através do painel exclusivo dos responsáveis. O documento pode inclusive já conter a assinatura do diretor financeiro da escola, seja como imagem ou ainda como uma assinatura eletrônica gerada a partir de um certificado digital.
Outro recurso importante do software é permitir que o responsável, após acessar o contrato, registre sua assinatura digital de contrato. Neste caso, o software deve registrar a data e a hora do registro, permitindo que a escola tenha acesso, para cada documento, à lista das assinaturas realizadas, com suas respectativas datas e horários.
O software que realiza o controle financeiro de uma escola particular deve possuir os seguintes blocos de entradas ou saídas: > + Recebimento de matrículas, mensalidades e taxas de material > + Recebimento sobre a venda de produtos ou serviços > - Despesas relacionadas a custos fixos e variáveis > - Despesas relacionadas a folha de pagamentos dos colaboradores
Os recebimentos de matrículas e mensalidades são criados a partir das matrículas dos alunos. Em geral uma matrícula equivale a uma taxa de matrícula e doze taxas de mensalidades. Algumas escolas particulares também cobram taxas de material. O software deve permitir então a gestão destes recebimentos a partir da criação ou edição de matrículas, ou ainda de forma isolada, como permitir a opção de gerenciar recebimentos isolados para uma matrícula específica.
Os recebimentos sobre as vendas de produtos ou serviços também deve ser gerenciado pelo software. A escola particular pode, por exemplo, registrar a venda de produtos como camisetas, mochilas, eventos ou ainda de serviços, como o aluguel de salas, serviços de consultoria, etc.
Para o processo de recebimentos é fundamental que a escola particular conte com um software que permita a geração de boletos, recebimentos através de pix e cartão de crédito. É fundamental que este software conte com funcionalidades que permitam a geração de boletos bancários em massa, bem como seu envio aos responsáveis financeiros através de email e/ou whatsApp. É fundamenta também que os responsáveis contem com paineis de acesso exclusivos onde possam acessar as cobranças e gerar os boletos bancários ou ainda acessar o QrCode do Pix ou Pix cópia e cola ou ainda realizar o pagamento através de cartão de crédito.
Para uma escola particular a gestão dos custos fixos e variáveis deve seguir uma categorização hierárquica, fundamentada em elementos como: fornecedores, categorias, tipos de despesas e despesas. O software também deve atender esta demanda.] Estes custos atuarão como saídas no fluxo de caixa da escola.
Por fim, o software deve permitir uma eficiente gestão sobre a folha de pagamentos dos colaboradores. Permitir a gestão de colaboradores, contratos, tipos de contratos, impostos relacionados a cada tipo de contrato, etc. Estas informações também atuarão como saída de caixa das escolas particulares.
Um software para escolas de idiomas pode abranger funcionalidades da área acadêmica, da área financeira e do processo de EAD ensino a distância. Seu funcionamento é similar ao de um software para cursos ou para cursos livres ou ainda, de um software para escolas. As principais funcionalidades, de acordo com cada área, de um Softare para Escolas de idiomas, são:
Gestão de Alunos e Responsáveis Um software para escolas de idiomas deve contemplar uma gestão eficiente sobre os dados pessoais de alunos e seus respectivos responsáveis. Esta gestão envolve listagem, cadastro, edição, desativação, reativação, pesquisa simplificada e configuração personalizada sobre quais campos se deseja informar sobre cada aluno ou responsável. As gestões de alunos e responsáveis permitirão a identificação de alunos irmãos e a fácil exibição de alunos e responsáveis relacionados. Ou o aluno ou algum de seus responsáveis será o responsável financeiro. O responsável financeiro será a pessoa que terá seus dados exibidos em documentos como contrato de matrícula, boleto bancário, etc.
Definição da Estrutura Acadêmica Um software para escola de idiomas também deve permitir a configuração da estrutura acadêmica de anos letivos, tipos de ensino, cursos, módulos, turmas e períodos de ensino. Basicamente, são todas as possíveis combinações nas quais é possível matrícular um aluno. Para cada uma destas entidades o software deve permitir as seguintes ações: listagem, cadastro, edição, exclusão, desativação, reativação e pesquisa simplificada.
Gestão de Matrículas O software para escola de idiomas também deve possuir uma gestão eficiente sobre as matrículas dos alunos, que devem ser realizadas de acordo com a configuração da estrutura acadêmica de cada instituição de ensino. No processo de matrícula, além de definir curso/série/turma/aluno, a instituição também definirá um plano financeiro para o pagamento das taxas de matrícula, mensalidade e material.
Gestão Financeira de Recebimentos de Mensalidades A partir da gestão financeira de mensalidades, um software para escolas de idiomas deve fornecer diversos serviços, como por exemplo: A baixa manual de recebimentos, a geração de boletos bancários e seu envio por email ou whatsApp, a impressão e configuração personalizada de recibos de pagamentos, a geração de QrCode ou código copia e cola para pagamento por Pix, o recebimento online por cartão de crédito, a edição do valor ou data de vecimento dos recebimentos, a correta visualização dos recebimentos pagos e não pagos, a correta visualização dos valores com ou sem desconto ou com juros e multa até determinadas datas de vencimento, etc.
Geração de Boletos, Cartão de Crédito e Pix O sistema para escolas de idiomas deve fornecer funcionalidades para o recebimento /pagamento online das mensalidades ou da venda de produtos e serviços. O sistema de pagamentos online no Brasil atualmente oferece três possíveis caminhos, que são boletos bancários, Pix e cartão de crédito. O software deve fornecer ferramentas ágeis e eficientes, como por exemplo a geração de boletos bancários em massa e seu envio por email. Neste caso é possível, por exemplo, gerar todos os boletos de todos os meses de um determinado ano letivo e de todos os alunos com apenas um click. Outra ferramenta fundamental em um sistema para escolas de idiomas é permitir que alunos ou responsáveis financeiros tenham acesso as informações das mensalidades através de seus paineis exclusivos. O responsável financeiro pode, por exemplo, acessar seu painel e gerar um determinado boleto bancário ou ainda realizar o pagamento através de Pix ou cartão de crédito.
Gestão Financeira de Vendas de Produtos e Serviços Em uma escola de idiomas é comum a entrada de recursos financeiros oriundos da venda de produtos ou serviços, como a venda de camisetas, mochilas, material didático, espaços físicos ou ainda serviços de consultoria. O software para escolas de idiomas deve permitir a eficiente gestão sobre estas vendas, além de poder gerar boletos bancários, códigos para pagamentos via Pix, cartão de crédito e recebimentos manuais.
Gestão de Taxas de Multas e Juros O sistema de escolas de idiomas também deve permitir o controle das taxas de multas e juros praticadas em caso de atrasos no pagamento das mensalidades. Estas taxas costumam mudar a cada novo ano letivo, então neste caso o sistema deve permitir a configuração específica para cada ano letivo.
Gestão de Descontos até o Vencimento As escolas de idiomas também costumam aplicar regras específicas para descontos para pagamentos realizados até a data de vencimento. Estes descontos podem ainda ser múltiplos, como por exemplo um desconto de 10% para pagamentos realizados até o dia 10 de cada mês e o desconto de 5% para pagamentos realizados até o dia 20 de cada mês.
Ferramenta para Venda Online de Cursos e Matrículas Um sistema para escolas de idiomas pode ainda contar com uma importante ferramenta onde os próprios alunos ou responsáveis realizam suas matrículas e pagamentos online. Esta ferramenta deve possui um endereço na internet específico e que servirá para exibir os cursos e turmas nos quais os alunos ou responsáveis poderão realizar as matrículas. O sistema de matrículas online para escolas de idiomas deve permitir sua completa configuração, como por exemplo: Definição da imagem de cada curso/turma, configuração dos campos e informações que serão exibidas para cada curso/turma, configuração dos dados pessoais que os alunos devem preencher e quais deles são ou não de preenchimento obrigatório, definição de quais serão as possíveis formas de pagamentos no final do processo de matrículas online, etc. Por fim, é fundamental que a ferramenta esteja completamente integrada ao sistema para escolas de idiomas. Isto quer dizer que quando uma matrícula online for realizada, o cadastro do aluno, matrícula e recebimentos já deve acontecer no ambiente administrativo de gestão. A funcionalidade de envio de emails para confirmar o processo de matrícula, para o aluno e para a escola de idiomas e sua personalização também são importantes.
Gestão de Despesas, Categorias, Fornecedores Outro pilar fundamental em um software para escolas de idiomas é a gestão das despesas/custos fixos e variáreis. Estes valores devem estar representados no sistema como saídas no fluxo de caixa e devem contrastar com os valores de entradas no caixa, exibindo como resultado o lucro obtido em cada dia, mês ou período de datas. As despesas devem seguir um comportamente hierárquico, estando relacionadas a categorias, fornecedores e tipos de despesas. Despesas fixas como conta de internet, aluguel, etc fazem parte deste contexto, assim como despesas variáveis, como reformas ou serviços de construção.
Gestão da Folha de Pagamentos dos Colaboradores Um sistema para escolas de idiomas também deve realizar a gestão da folha de pagamento dos colaboradores. O pagamento da folha atuará como recursos que saem do caixa, assim como é com a gestão das despesas. A folha de pagamento representa o controle de um conjunto de entidades, como os colaboradores, os tipos de contratos, os contratos, os pagamentos aos colaboradores e os impostos que devem incidir sobre cada tipo de contrato.
Gestão da Inadimplência Um sistema para escolas de idiomas também deve fornecer visões coerentes sobre a inadimplência dos alunos. Esta visão deve contemplar qual é o valor total devido por cada um dos alunos em um determinado período de tempo. Estes valores devem conter as multas e juros que devem incidir sobre cada recebimento em atraso e para isto, deve levar em conta o tempo de atraso de cada um deles. O sistema também deve fornecer uma visão sobre todos os recebimentos que compõem a valor total de inadimplência de cada aluno, além de ferramentas para a impressão e o envio de cartas de cobranças personalizadas.O envio das cartas pode acontecer de forma eletrônica, através de email e whatsApp, evitando assim a necessidade de impressão.
Geração de Documentos e Certificados Um software para escolas de idiomas também deve possuir ferramentas que permitam a geração automática de documentos e certificados. Esta geração deve acontecer a partir de modelos específicos e personalizados de cada escola de idiomas. Estes modelos devem ser configurados e personalizados pela própria escola e devem conter códigos de marcação que retornem as informações já lançadas no sistema, como o nome do aluno, o plano financeiro de recebimentos, além de outras informações específicas de cada escola. Documentos como contratos e declarações de matrículas estão incluídos nesta realidade. O sistema também deve fornecer opções para que determinados documentos sejam disponibilizados nos paineis dos alunos ou responsáveis. Recursos como a cobrança oline de valores específicos para acessar cada documento ou ainda a marcação de documentos como tipo Certificados também devem ser contemplados. Documentos que sejam do tipo Assinatura Digital de Contrato exigem um fluxo de ações mais específicos, como permitir que o aluno ou responsável realizem a assinatura digital destes documentos. Neste caso o sistema deve registrar quem fez a assinatura digital, a data e a hora do registro e estas informações deve estar disponíveis no painel administrativo para que a escola de idiomas saiba quem e quando realizou a assinatura digital, possibilitando assim sua validade jurídica.
Painel dos Alunos e Responsáveis Um sistema para escolas de idiomas deve contemplatar também paineis exclusivos de acesso para alunos e responsáveis. No caso dos alunos o ideal é ter acesso a ferramentas acadêmicas, financeiras e de EAD. Já para o painel dos responsáveis o ideal é fornecer ferramentas acadêmicas e financeiras sobre os alunos relacionados a cada um deles. Exemplos destas funcionalidades são a disponibilização do desempenho acadêmico de cada aluno e em cada disciplina, a visualização e o pagamento online de mensalidades através de boleto bancário, Pix e cartão de crédito e ferramentas de EAD, como aulas, salas virtuais, atividades, etc.
Fluxo de Caixa, Recebimentos, Extrato Financeiro O software para escolas de idiomas também deve contemplar um controle eficaz sobre a realidade financeiras da escola. Isto significa possuir ferramentas que de forma global exiba gráficos e textos aglutinando os valores que entram e saem do caixa. As ferramentas de cluxo de caixa, lista e relatórios de recebimentos e extrato financeiro são exemplos destes tipos de controles.
Softwares que oferecem a gestão acadêmica basicamente trabalham sobre os seguintes pilares:
> Controle de Alunos > Controle de Responsáveis e suas relações com Alunos > Controle da Estrutura Acadêmica > Controle de Matrículas > Controle de Notas e Conceitos Acadêmicos > Controle de Aulas e Presenças > Geração de Documentos Acadêmicos como Boletim (desempenho acadêmico), Diário de Classe, Histórico, Etc. > Controle da Estrutura Acadêmica > Geração automática de Documentos
Neste caso, os softwares devem permitir um controle completo e fácil sobre os alunos que estudam e que estudaram na instituição de ensino. Nos referimos às pessoas, ou seja, seus dados pessoais, como nome, data de nascimento, telefone, email, endereço, etc.
No exemplo do indicador citado acima, é importante levar em consideração, além do tempo de realização da atividade, também a segurança do processo, quando comparado ao processo antigo, de geração e envio manual dos boletos bancários, ou ainda, quando o recebimento das mensalidades era realizado apenas de forma manual pessoalmente na secretaria da instituição de ensino.
Os softwares para escolas também devem permitir um controle eficiente sobre os responsáveis dos alunos, além de relacionar cada responsável com um ou mais alunos.
Em suma, deve ser possível cadastrar, editar, excluir e visualizar os dados pessoais de cada responsável, bem como um fácil controle sobre os alunos relacionados a eles.
É importante também que a escola possa configurar no software quais são as informações (campos) que deseja controlar de cada responsável.
Outro fator importante é permitir a definição de qual responsável é o responsável financeiro do aluno, pois será ele quem estará presente como pagador quando um boleto bancário de uma mensalidade for gerado através do software, ou ainda quando a escola gerar, também através do software, o contrato da matrícula do aluno.
Definimos como estrutura acadêmica as entidades acadêmicas pertencentes a uma escola, curso ou faculdade. Estas entidades podem ser nomeadas como: Anos Letivos, Tipos de Ensino, Cursos ou Séries, Módulos, Turmas, Períodos de Ensino e Disciplinas.
No caso das escolas, por exemplo, compõem a estrutura acadêmica os tipos de ensino: Ensino Infantil, Ensino Fundamental, Ensino Médio, Etc. As séries: Primeiro Ano, Segundo Ano, Etc. As turmas: Turma A, Turma B, Turma C, Etc. Os períodos de ensino: Manhã, Tarde, Integral, Etc. As disciplinas: Matemática, Português, História, Etc.
No caso dos cursos ou faculdades, por exemplo, compõem a estrutura acadêmica os tipos de ensino: Ensino Superior, Cursos Livres, Cursos de Mestrado, Etc. Os módulos: Módulo I, Módulo II, Módulo III, Etc. Os cursos: Medicina, Direito, Engenharia de Software, Desenvolvimento Web, Nutrição, Inglês, Espanhol, Etc. As turmas: Turma A, Turma B, Etc. Os períodos de ensino: Manhã, Tarde, Sábado, Etc.
Um ano letivo pode ter uma estrutura acadêmica completamente diferente da estrutura de outro ano letivo. Como exemplo disto podemos citar escolas que possuem séries, turmas, disciplinas diferentes a cada novo ano letivo ou ainda, no caso de cursos e faculdades, quando estes incluem novas opções de cursos em sua grade curricular.
Os softwares para escolas devem ser configurados com a estrutura acadêmica do ano letivo antes de permitir o lançamento das matrículas.
Softwares para escolas focados na gestão acadêmica devem permitir um processo fluido e fácil na realização e na edição das matrículas dos alunos.
Uma matrícula é caracterizada por incluir um determinado aluno, previamente cadastrado, em uma determinada turma, também previamente cadastrada. A matrícula ainda é caracterizada por ser uma entidade que possui um conjunto de parcelas financeiras relacionadas a ela. As parcelas financeiras podem ser classificadas como taxas de matrícula, taxas de mensalidade, taxas de material ou ainda taxas de geração de documentos.
As matrículas também podem conter disciplinas relacionadas a outros módulos (este recurso é geralmente demandado por faculdades), além de atributos onde seja possível definir se existirá desconto sobre o valor da mensalidade até o dia do vencimento ou ainda se haverá descontos variados de acordo com o dia do mês.
A partir da matrícula será possível acessar outras informações acadêmicas relacionadas a ela, como por exemplo:
1) A geração automática de documentos, como contratos, declarações, etc 2) Geração da ficha de matrícula 3) Lançamento de notas e conceitos acadêmicos 4) Geração da carteira de identificação dos alunos 5) Geração da ficha individual do aluno
Softwares para escolas devem fornecer uma gestão eficiente sobre as notas e os conceitos acadêmicos obtidos pelos alunos em cada disciplina e em diferentes marcos avaliativos. Estes marcos representam momentos nos quais os alunos realizam provas e recebem notas decimais ou conceitos textuais.
O cenário ideal é permitir que os próprios professores realizem o lançamento das notas ou dos conceitos acadêmicos diretamente no software, acessando-o através da internet. Sendo assim, é de extrema importância que um software para escolas também permita a gestão de professores e a configuração de quais professores podem gerenciais as notas e conceitos de quais disciplinas e de quais séries e turmas.
Cada escola possui seu próprio método avaliativo, bem como seus próprios marcos que definem em quais momentos os alunos serão avaliados. É fundamental que o software utilizado na escola possua a flexibilidade de ser configurado para atender a qualquer tipo de modelo avaliativo. Existem muitas regras que mudam de escola para escola, como por exemplo escolas onde existem 3 provas nos marcos avaliativos e que devem ser nomeados como 1ª Unidade, 2ª Unidade e outras onde existe apenas uma prova por marco. Existem outros detalhes que diferem de escola para escola, como o cálculo da média ou ainda a própria média exigida para aprovação, que pode ter que ser superior a 6.0, 7.0 ou 8.0. Ainda existem casos onde notas maiores devem substituir notas menores e vários outros parâmetros que devem ser controlados no software.
É importante que o software permita a parametrização deste modelo avaliativo além de com qual formato e layout os desempenhos acadêmicos devem ser exibidos, seja de forma individual ou ainda em formato de diário de classe.
É importante ter em mente que da mesma forma que pode haver mudanças na estrutura acadêmica de séries, turmas, disciplinas, etc de um ano letivo para outro, também pode haver mudanças no modelo avaliativo praticado em diferentes tipos de ensino da escola em diferentes anos letivos. O software deve ser fluído para permitir esta realidade.
É importante que o software também permita o uso de conceitos acadêmicos. Os conceitos são resultados avaliativos textuais atribuídos aos alunos e utilizados como substitutos das notas decimais em algumas escolas ou ainda em determinados tipos de ensino, como o ensino infantil.
O painel dos alunos, no contexto acadêmico de softwares para escolas, deve fornecer um acesso individual aos seus documentos e resultados acadêmicos. É importante que este painel também permita um fluxo de comunicação entre o aluno e a escola através de ferramentas como email e WhatsApp. De forma idêntica, o painel dos responsáveis, destinado aos pais e responsáveis ou ainda empresas, deve fornecer as mesmas ferramentas do painel do aluno, com a diferença que nele deve ser possível consultar informações acadêmicas de todos os alunos relacionados ao responsável, como por exemplo no caso de uma mãe que visualiza as informações acadêmicas de seus filhos ou ainda, de todos os funcionários uma empresa, para visualizar as informações acadêmicas de seus funcionários.
O controle de aulas e presenças deve permitir aos professores e a escola a possibilidade de gerenciar todas as aulas ministradas em uma determinada disciplina, bem como os alunos que estiveram ou não presentes em cada uma delas.
O controle deve ainda permitir a livre visualização e edição destas informações. Existem requisitos mais específicos para este controle, como por exemplo, o de permitir que o professor registre mais de uma aula para a mesma disciplina em uma mesma data.
No ponto de vista da visualização da quantidade de faltas ou presenças em documentos acadêmicos, como desempenho acadêmico e diário de classe, o software deve permitir que o quantitativo de faltas seja contabilizado a partir das aulas registradas ou ainda, que o professor ou a instituição de ensino digitem diretamente a quantidade de faltas de cada aluno em cada disciplina.
Para cada aula registrada o professor também poderá informar um título e uma descrição. Esta informação difere do conteúdo programático da disciplina, que também deve ser gerenciada diretamente por professores e que pode estar visível no diário de classe de cada turma.
O lançamento de notas e conceitos acadêmicos devem ser realizados para cada turma e disciplina, por professores previamente autorizados pela própria escola. A visualização do desempenho acadêmico pode acontecer de forma individual ou ainda de toda uma turma. Isto seguramente tornará o processo de geração bem mais rápido.
Os documentos acadêmicos podem ser configurados para exibir apenas as médias ou ainda para exibir todas as provas de todos os marcos (unidades letivas ou bimestres). Deve ser possível incluir, caso se queira, o quantitativo de faltas do ano e dos marcos avaliativos.
A ficha individual deve permitir a visualização de outros elementos acadêmicos, incluindo dados pessoais e dados da matrícula, além de um layout próprio e personalizado para cada escola.
Já o diário de classe, deve possuir diferentes visões, como capa, contra capa, visão analítica, visão sintética e a visão completa. É fundamental que o software também forneça a visão do diário de classe aos professores, através do painel dos professores, para que possam acompanhar como ele se forma à medida que realiza o lançamento das notas e das presenças.
Quanto ao histórico, ele deve permitir o lançamento do desempenho acadêmico dos alunos em outras escolas, além de sua escola atual.
O software também deve permitir aos alunos e aos responsáveis acesso aos desempenhos acadêmicos, além de outros documentos. Este acesso deve acontecer através do painel do aluno e do painel dos responsáveis.
Os alunos por sua vez, devem ter acesso às aulas online e aos arquivos como forma de apoio ao seu aprendizado, na sequência definida pelos professores, para cada uma das disciplinas dos cursos em que estão matriculados.
O software ainda deve permitir, tal como veremos mais adiante neste artigo, que deve ser possível definir que o acesso a determinados documentos apenas aconteça após o pagamento prévio de uma determinada tarifa financeira, definida pela própria escola e que pode ser realizada através do online e através do próprio software, através de boleto bancário, pix ou cartão de crédito.
Existem diversos tipos de documentos que a escola precisa gerar frequentemente. Estes documentos possuem modelos específicos, como por exemplo o modelo do contrato da matrícula do ensino fundamental, o modelo do contrato da matrícula do ensino médio, a declaração de matrícula, a declaração de imposto de renda, a declaração de vínculo, etc.
Cada escola possui um modelo próprio para cada tipo de documento que precisa gerar. Geralmente estes documentos existem em formato .doc ou .docx. Por outro lado, o software utilizado na escola já possui armazenadas todas as informações que devem ser incluídas nestes documentos.
O software também deve permitir que a escola realize o upload dos seus próprios modelos de documentos. Os modelos devem ser marcados com os gatilhos necessários para resgatar do sistema diversos tipos de informações relacionadas ao aluno, responsáveis, matrículas e o financeiro da matrícula.
Uma vez configurados, os modelos podem ser utilizados para gerar os documentos a partir da matrícula do aluno administrativamente ou ainda disponibilizá-los diretamente no painel dos responsáveis e dos alunos.
O software deve permitir que o modelo do documento seja marcado como um documento do tipo Assinatura Digital de Contrato. Para estes casos o sistema deve permitir ao aluno ou responsável financeiro a visualização do documento e sua possível aprovação através da assinatura digital. O software deve gravar as informações de data e hora do registro como o respaldo jurídico existente entre as partes envolvidas.
Softwares de Gestão Escolar que oferecem apoio na gestão financeira de escolas possuem os seguintes pilares:
> Gestão de Recebimentos de Matrículas e Mensalidades > Gestão das Vendas de Produtos e Serviços > Gestão da Folha de Pagamento > Gestão de Fornecedores, Categorias, Tipos de Despesas e Despesas > Fluxo de Caixa > Cobranças Online com Geração de Boletos, Pix ou Cartão de Crédito > Controle da Inadimplência > Ferramenta para Captação de Alunos > Ferramenta para o Controle de Comissões e Vendas > Extrato Financeiro
Software para Escolas - Software de Gestão Escolar - Gestão de Recebimentos de Matrículas e Mensalidades
O software deve contar com um controle eficiente de suas matrículas. Uma matrícula é composta de um aluno relacionado a uma turma e com um plano financeiro de recebimentos. Este conjunto de recebimentos financeiros devem seguir determinadas regras definidas na matrícula, como por exemplo, se será possível realizar o pagamento da mensalidade com desconto até um determinado dia do mês. Esta regra de desconto também pode ser aplicada com diferentes descontos para diferentes dias do mês.
A partir da criação ou edição de uma matrícula deve ser possível criar e redefinir todos os recebimentos financeiros relacionados a ela. O software também deve permitir a inclusão de recebimentos isolados e relacionados a uma determinada matrícula. Também é importante permitir um fluxo de navegação entre as matrículas e os recebimentos, como na opção de ver todos os recebimentos relacionados a uma matrícula específica.
O software deve contar com ferramentas que permitam localizar facilmente matrículas a partir de filtros específicos, como quando o usuário pesquisa por parte do nome do aluno ou ainda quando filtra todas as matrículas de uma turma ou curso/série ou ano letivo.
Além de realizar o controle sobre as tarifas de matrículas, mensalidades, taxas de material e taxas de geração de documentos, o software deve permitir a gestão da venda de produtos e serviços. A venda de produtos e serviços representa um fluxo alternativo para entrada de recursos financeiros no caixa da escola.
No software deve ser possível criar um catálogo de produtos e serviços que serão selecionados no momento de registro da venda. Além dos produtos e serviços, faz parte da venda os dados do pagador, ou seja, quem está realizando a compra, seja pessoa física ou jurídica.
A venda de produtos e serviços também deve permitir a geração de boletos bancários, qr code e código copia e cola pix e cartão de crédito.
A gestão da venda de produtos e serviços em uma escola também deve controlar a quantidade de cada produto físico em estoque.
As escolas possuem colaboradores responsáveis por sua administração. Os colaboradores são a equipe humana por trás de todos os processos definidos e seguidos dentro de uma escola. Os colaboradores podem ser: sócios, estagiários, funcionários de carteira assinada, funcionários de contratação tipo pessoa jurídica, etc.
O Software de Gestão Escolar deve permitir que a escola gerencie todo o seu quadro de colaboradores, além dos tipos de contrato existentes para cada um dos perfis existentes. Cada tipo de contrato possui impostos ou taxas específicas. O tipo de contratação de carteira assinada, por exemplo, envolve impostos como INSS e FGTS. Estas taxas e impostos também devem ser controladas pelo software de gestão escolar.
Por fim, o Software de Gestão Escolar deve ser capaz de permitir a configuração dos contratos existentes com cada colaborador, especificando seu tempo de duração e os pagamentos que foram realizados, que representam saídas do caixa financeiro da escola.
Para controlar o fluxo financeiro de uma escola é fundamental não apenas a gestão sobre os recursos que entram, mas também sobre os recursos financeiros que saem do caixa. Assim como a folha de pagamento, a gestão de despesas também atua desta forma.
O software para escolas Software de Gestão Escolar deve permitir uma correta gestão sobre todas as despesas da escola, permitindo categorizá-las e hierarquizá-las. Como exemplos de despesas podemos citar a compra de materiais, os custos fixos (aluguel, energia, internet, etc..), a realização de obras, etc.
O fluxo de caixa representa uma visão unificada sobre todos os recursos financeiros que entram e saem de uma empresa. Dita realidade em um Software de Gestão Escolar para escolas define as seguintes entidades como as principais entradas e saídas financeiras do caixa:
> Entradas
1. Recebimento de valores de mensalidades e matrículas 2. Recebimento de taxas de material relacionadas a matrícula 3. Recebimento de taxas sobre a geração de documentos acadêmicos 4. Recebimento de valores de venda de produtos e serviços
> Saídas
1. Despesas e custos categorizados 2. Folha de pagamento e impostos relacionados
É esperado que o software forneça visões unificadas sobre o fluxo de caixa, de forma gráfica e textual e de cada ano letivo. Esta visão deve unificar todos os valores e mostrar suas totalizações, mês a mês, de Janeiro a Dezembro, com informações como:
> Total do faturamento previsto > Total do faturamento realizado > Total das despesas previstas > Total das despesas realizadas > Lucro
O fluxo de caixa também deve exibir as mesmas informações em um nível mais baixo de granularidade, como no caso do fluxo de caixa que totalize os valores dia a dia em um determinado mês.
O Software de Gestão Escolar deve estabelecer um processo eficiente e fluído para cobrança eletrônica e online de valores que a escola deve receber. Entre as funções que devem existir neste contexto, podemos citar as seguintes:
> Geração individual de boletos bancários > Geração em massa de boletos bancários > Envio de boletos bancários por email e/ou WhatsApp > Geração de Qr Code para pagamento via Pix > Geração de código copia e cola para pagamento via Pix > Envio de cobranças em Pix por email e/ou WhatsApp > Recebimento de mensalidades por cartão de crédito utilizando o token do cartão > Possibilidade de parcelamento do recebimento via cartão de crédito > Solicitação de recebimento antecipado de parcelas futuras pagas com cartão de crédito > Acesso ao painel dos alunos para pagamento via boleto bancário, Pix ou cartão de crédito > Acesso ao painel dos responsáveis para pagamento via boleto bancário, Pix ou cartão de crédito > Possibilidade do aluno ou responsável cadastrar um ou mais cartões de crédito para pagamentos > Ferramenta de matrículas online, integrado ao sistema de gestão escolar, incluindo o processo de pagamento via boleto bancário, cartão de crédito ou Pix > Sincronização automática (baixa) e visualização sobre pagamentos realizados por boleto bancário, Pix ou cartão de crédito > Processo de geração de boletos bancários sem a necessidade de arquivos de remessa ou retorno > Processo automático para cálculo de descontos nos pagamentos até uma determinada data ou taxas de multas de juros para pagamentos posteriores a data de vencimento
Para oferecer mais produtividade ao processo de cobrança, o software deve possuir ferramentas que o processo rápido e seguro. O software possui todas as informações necessárias para realizar cobranças online, como os dados pessoais dos alunos, responsáveis, matrícula e recebimentos. É muito mais simples, seguro e eficiente utilizar o próprio software de gestão para gerar e enviar as cobranças online.
Possuir um processo automatizado também será um grande benefício. Isto quer dizer que quando um determinado recebimento for pago por boleto bancário, Pix ou cartão de crédito, o sistema automaticamente exibirá esta informação.
O Software de Gestão Escolar também deve permitir a baixa manual dos recebimentos para os casos de pagamentos via transferência ou dinheiro, mas a escola deve ter em mente que este processo é mais demorado, menos seguro e sujeito a falhas humanas.
Gerar as cobranças manualmente através de outras ferramentas no lugar de fazê-lo através do próprio sistema de gestão escolar não é uma boa alternativa, pois demandará que o cadastro das informações que já estão no software sejam novamente cadastradas em outro software. Este software pode ser um específico para geração de boletos ou ainda softwares fornecidos pelos próprios bancos.
Escolas geralmente adotam o modelo de recebimento mensal de valores financeiros dos alunos. Basicamente, em um ano são pagas doze parcelas de mensalidade e uma de matrícula (no início do ano letivo). O atraso no pagamento das mensalidades é inevitável para um percentual de alunos por inúmeros fatores que não podem ser controlados pela escola.
Sim, é verdade que a escola pode estabelecer processos que minimizem a inadimplência, como oferecer descontos para pagamentos realizados em dia, cobrar taxas de multas e juros para pagamentos em atraso, incluir o devedor em órgãos de proteção ao crédito como SPC e Serasa, cláusulas contratuais, etc, contudo, geralmente um percentual dos alunos não realizará o pagamento das mensalidades até a data prevista.
Neste contexto, o Software de Gestão Escolar precisa oferecer recursos para calcular automaticamente valores de mensalidades com e sem desconto até uma determinada data, calcular automaticamente juros e multa para pagamentos realizados após a data definida e fornecer uma visão global sobre a inadimplência existente na escola em um determinado período de tempo. O total deve refletir o somatório dos valores originais acrescido de multas e juros.
Deve fornecer também uma ferramenta para o envio da carta de cobrança por email destinada ao responsável financeiro do aluno. Para o envio das cartas de cobrança é importante que a escola possa configurar no software seu modelo específico e customizado da carta de cobrança.
O Software de Gestão Escolar deve permitir a gestão de novos alunos interessados, bem como a possibilidade de controlar o fluxo de contatos realizados e o status de evolução de interesse inicial do aluno em estudar na escola.
É um Software de Gestão Escolar de controle da relação que existirá entre a escola, aluno e responsáveis até o desfecho final do processo, que pode resultar ou não em uma nova matrícula. Este tipo de software em inglês é definido com CRM (Client Relation Management), seu objetivo é dar apoio ao processo de prospecção e captação de novos alunos e a relação entre ações e os resultados que representam cada um dos contatos provenientes de uma nova possível matrícula.
Algumas escolas possuem uma equipe de vendas para acelerar a captação de novos alunos e matrículas. Nestes casos, o software deve permitir:
> Gestão dos vendedores > Gestão das vendas dos vendedores > Comissão definida para cada vendedor > Valor de comissão dos vendedores em um período de tempo
As comissões são baseadas nas vendas de cada vendedor em um determinado período de tempo. O software de gestão escolar deve fornecer uma visão unificada e detalhada sobre as informações das vendas, matrículas e comissões.
O extrato financeiro de um software para escolas possui as mesmas características de um extrato bancário, com a diferença que a fonte de origem das informações é o próprio sistema.
A visão do extrato deve conter todas as entradas e saídas financeiras em um determinado período de tempo, além do valor do saldo em caixa no período.
Softwares para escolas que abrangem a área de EAD devem fornecer ferramentas destinadas a professores e alunos que permitam um controle fluido e eficiente para o ensino a distância.
Ainda que a escola realize apenas aulas presenciais, uma ferramenta com esta envergadura tem o objetivo de acrescentar recursos ao aprendizado, como por exemplo quando disponibiliza no painel dos alunos as aulas de cada disciplina e os arquivos relacionados a cada uma delas, como forma de apoio ao aprendizado dos alunos.
Softwares ead para escolas devem oferecer os seguintes recursos:
> Permitir a definição de quais professores podem gerenciar quais séries, disciplinas e turmas > Permitir aos professores subir e sequenciar aulas e arquivos relacionados a cada aula e disponibilizados aos alunos > Permitir aos professores subir e sequenciar atividades com arquivos para que possam ser respondidas no painel dos alunos dentro da data e hora limite definidos > Permitir aos alunos responder atividades lançadas por seus professores e também anexando arquivos > Permitir aos professores definir um resultado para cada atividade respondida > Permitir aos alunos a visualização do resultado obtido em cada atividade > Permitir aos alunos a visualização de comunicados que foram lançados pela escola > Permitir a criação de salas virtuais onde alunos e professores possuam um ambiente para livre troca de mensagens > Permitir a criação de um banco de questões de cada disciplina > Permitir a criação de provas digitais que devem conter questões existentes no banco de questões
As aulas lançadas e sequenciadas por professores devidamente autorizados estão relacionadas às disciplinas. Os alunos devem ter acesso às aulas após selecionar uma determinada disciplina.
Cada aula deve possuir um título, descrição, links e arquivos. Estas informações serão lançadas diretamente por professores e estarão disponíveis no painel dos alunos.
Uma atividade lançada por um professor para uma determinada disciplina possui título, descrição, data e hora limite para envio de resposta, links de apoio e arquivos. Os alunos matriculados acessam as atividades e podem respondê-las até a data/hora limite, inclusive também anexando arquivos a estas respostas.
Após as respostas o professor pode acessá-las uma a uma, incluindo os arquivos anexados pelos alunos, e definir um resultado para cada uma delas. Os resultados são disponibilizados no painel dos alunos.
As salas virtuais são ambientes em formato de chat onde professores e alunos podem publicar mensagens que serão visualizadas por todos. As mensagens que possuírem em seu conteúdo o endereço de páginas web serão automaticamente transformadas em links clicáveis.
O banco de questões será alimentado por todos os professores, mas sempre que estes estejam previamente relacionados às disciplinas. As questões possuem diversos atributos como por exemplo o tipo da questão, que pode ser aberta ou de múltipla escolha.
Sempre que desejarem os professores poderão criar provas digitais tendo como base questões que foram previamente cadastradas no banco de questões.
As provas digitais podem ser criadas diretamente por professores e inseridas em determinados marcos avaliativos. Uma prova digital possui diversos parâmetros, como por exemplo em qual momento será aplicada, quais questões do banco de questões farão parte dela e se estas devem ser sorteadas do banco de questões de forma sorteada para cada aluno que realizar a prova. Deve ser possível também configurar o sistema para que o aluno apenas prossiga com as aulas se for aprovado nas provas digitais.
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